Οι εκθέσεις, τα συνέδρια και κάθε τύπου διοργάνωση η οποία εντάσσεται στον κλάδο των εκδηλώσεων, αποτελούσαν παραδοσιακά μία εξαιρετικά προσοδοφόρα δραστηριότητα τόσο για τους συμμετέχοντες, όσο και για τους διοργανωτές. Ποια είναι όμως η επόμενη ημέρα για τον κλάδο των εκδηλώσεων εν μέσω COVID-19 και πώς μπορούν οι συμμετέχοντες να προσαρμοστούν στις νέες συνθήκες;

8 mins read

Από την αναβολή των Ολυμπιακών Αγώνων του Τόκυο έως την ακύρωση του Φεστιβάλ των Καννών, η πανδημία προκάλεσε υψηλής έντασης κοινωνικοοικονομικές και γεωπολιτικές αναταράξεις στο διεθνή επιχειρηματικό χάρτη. Ο κλάδος των εκδηλώσεων δέχθηκε ένα ισχυρό πλήγμα από την πανδημία, με δεδομένο ότι η συγκέντρωση πολλών ατόμων σε ένα σημείο αποτελεί βασικό τους χαρακτηριστικό. Έτσι, τα μέτρα κοινωνικής απόστασης είχαν άμεση εφαρμογή στις εκδηλώσεις κάθε τύπου, κοινωνικές ή επιχειρηματικές, με αποτέλεσμα να φθάνει η ώρα της περίσκεψης για τους εμπλεκομένους. Αποτέλεσμα της ταχύτατης και παράλληλα αποτελεσματικής διαδικασίας, ήταν η άμεση μεταστροφή των εκδηλώσεων στο digital περιβάλλον. Υβριδικά συνέδρια, online συνδιασκέψεις, virtual εκθέσεις, webinars, αλλά και η ανανεωμένη εκδοχή τους, τα webinars+, έκαναν την εμφάνισή τους ήδη από την άνοιξη του 2020 δυναμικά. Για πολλούς διοργανωτές, οι νέες αυτές μορφές των events ήρθαν για να μείνουν, καθώς τα πλεονεκτήματα που προσφέρουν στους εμπλεκόμενους δεν μπορούν να αγνοηθούν.

 *Sponsored

To 100% Hotel Show είναι η Premium Έκθεση για Ξενοδόχους και Villa Owners, που φέτος θα διεξαχθεί Online στις 23-27 Νοεμβρίου 2020, μέσω ενός ειδικά διαμορφωμένου ψηφιακού περιβάλλοντος, που θα φέρει σε άμεση επαφή εκατοντάδες ξενοδόχους με τις Εταιρείες που θα συμμετέχουν.

Εγγραφείτε ως επισκέπτες για το 100% Hotel Show σε αυτό το link: https://www.hotelshow.gr/gr/visitors/subscribe

Εγγραφείτε στα Online Ξενοδοχειακά Workshops του 100% Hotel Show: https://www.hotelshow.gr/gr/workshops

Για περισσότερες πληροφορίες επισκεφτείτε το hotelshow.gr ή επικοινωνήστε με την ομάδα στο info@hotelshow.gr.

Τι πρέπει να διαθέτει ένα digital event για να ξεχωρίσει στους επισκέπτες και τους εκθέτες;

Το τρίπτυχο Δικτύωση, Επιχειρηματικές Eυκαιρίες και Καινοτομία των παραδοσιακών διοργανώσεων, δείχνει να δίνει τη θέση του στο Περιεχόμενο, τη Δικτύωση και την Επικοινωνία. Το «κλειδί» της επιτυχίας των online διοργανώσεων βρίσκεται στο πολυδιάστατο περιεχόμενο, στις ευκαιρίες για επαγγελματική δικτύωση και στην ευρεία επικοινωνιακή υποστήριξη. Ας δούμε όμως αναλυτικά τα στοιχεία επιτυχίας κάθε online διοργάνωσης.

Είναι γεγονός ότι οι θεματικές των επαγγελματικών ειδικά διοργανώσεων αποτελούν πόλο έλξης για τους συμμετέχοντες. Η ποικιλία στη θεματολογία αλλά και ο τρόπος παρουσίασης των διαφορετικών εισηγήσεων προσελκύει συμμετέχοντες ιδιαίτερα όταν η συμμετοχή απαιτεί οικονομικό αντίτιμο. Επίσης σημαντικό ρόλο στις διοργανώσεις αυτού του τύπου διαδραματίζει η εικόνα του υλικού.  Εικόνες, βίντεο και γραφήματα συμβάλλουν στην καλύτερη κατανόηση των βασικών εννοιών των παρουσιάσεων, ενώ τα quizzes, οι δημοσκοπήσεις, η συζήτηση σε πάνελ και οι ερωτήσεις του κοινού στους ειδικούς σε πραγματικό χρόνο, μπορούν να ενισχύσουν τη διάδραση μέσω της οθόνης.  Έχει μεγάλη σημασία να προσφέρονται εναλλακτικές μέθοδοι συμμετοχής στη διοργάνωση για να ενισχύεται ο βαθμός παρακολούθησης του κοινού.

Πρόσθετο στοιχείο που μπορεί να κάνει τη διαφορά στα digital event είναι η δημιουργία και εφαρμογή ενιαίων format στο υλικό της εκδήλωσης. Για παράδειγμα, οι διοργανωτές μπορούν να δημιουργήσουν συγκεκριμένο πρότυπο για τις παρουσιάσεις, με ενσωματωμένο το λογότυπο της εκδήλωσης, το οποίο θα αξιοποιήσουν όλοι οι ομιλητές. Έτσι, όχι μόνο θα υπάρχει ομοιογένεια και συνοχή στην εικόνα του υλικού, στο σύνολο των παρουσιάσεων, αλλά και κάθε φωτογραφία συμμετέχοντα, θα περιλαμβάνει το λογότυπο της διοργάνωσης, κάνοντάς το ευρέως αναγνωρίσιμο. Αυτό το απλό twist στη διοργάνωση μιας εκδήλωσης, προσφέρει εξαιρετικές ευκαιρίες προώθησης του event, με μηδενικό κόστος.

Η Δικτύωση (Networking), παίζει τον σημαντικότερο ρόλο στην digital εποχή των διοργανώσεων!

Κάθε τύπος διοργάνωσης που εντάσσεται στη μεγάλη δεξαμενή του κόσμου των συναντήσεων, δεν μπορεί να μην περιλαμβάνει δυνατότητες δικτύωσης για τους συμμετέχοντες.

Το παραδοσιακό networking παίρνει νέες μορφές στο digital περιβάλλον μετατρέποντας τους ακροατές σε ενεργούς συμμετέχοντες.

Πλέον στις διοργανώσεις νέου τύπου, ενθαρρύνεται ο συμμετέχων να αναλαμβάνει ενεργό ρόλο συνεισφέροντας με γνώση, ιδέες και ερωτήσεις προς όλους. Αυτή η εξέλιξη ενισχύθηκε σημαντικά από την ευρεία χρήση των κινητών συσκευών και της πληθώρας σχετικών εφαρμογών, που επιτρέπουν στους συμμετέχοντες να διαμορφώνουν την εμπειρία της παρακολούθησής τους, σύμφωνα με τις προτιμήσεις τους.

Η νέα τάση του gamification, δηλαδή η ενσωμάτωση “μηχανισμών παιχνιδιού” σε ένα digital corporate περιβάλλον, προσθέτει έναν ενδιαφέροντα χαρακτήρα στις εκδηλώσεις. Πιο συγκεκριμένα, υπάρχουν διοργανώσεις όπου τόσο ο ομιλητής, όσο και οι συμμετέχοντες, δημιουργούν avatars, τα οποία αντικαθιστούν την φυσική τους εικόνα και έχουν τη δυνατότητα να επικοινωνούν μεταξύ τους. Αναμενόμενη εξέλιξη προς την digital παρουσίαση των διοργανώσεων, είναι και η ενσωμάτωση «έξυπνων badges» και ψηφιακών επαγγελματικών καρτών για τους συμμετέχοντες.

H νέα εποχή των εκθέσεων και των events, δημιουργεί την ανάγκη για αξιοποίηση νέων μεθόδων Επικοινωνίας και Brand Awareness.

H προώθηση των digital events είναι ουσιώδης σε κάθε στάδιο της διεξαγωγής του, από την δημιουργία έως και μετά τη λήξη του. Ο κανόνας στην επικοινωνία event αυτής της κατηγορίας είναι απλός: Ένα online event πρέπει να αξιοποιεί καινοτόμες μεθόδους για την προώθησή του. Έτσι είναι μάλλον αναπόφευκτο, το να δημιουργηθεί μία ελκυστική και εύχρηστη σελίδα στο Διαδίκτυο η οποία αφιερώνεται αποκλειστικά στη διοργάνωση. Το σύνολο της πληροφορίας θα πρέπει να περιλαμβάνεται στη σελίδα αυτή και να αναφέρεται στους τρόπους συμμετοχής των ενδιαφερομένων. Είναι επίσης σημαντικό, να υπάρχει διαθέσιμο ένα εκτενές ενημερωτικό υλικό ευρύτερου ενδιαφέροντος (π.χ. οι τάσεις για ένα θέμα σχετικό με τη διοργάνωση, έρευνες-μελέτες του κλάδου, κλπ). Παράλληλα, τα social media περιλαμβάνονται στην επικοινωνιακή στρατηγική της διοργάνωσης με τη βαρύτητα να δίνεται στη συνοχή των μηνυμάτων. Για παράδειγμα τόσο οι χρωματισμοί που έχουν επιλεγεί για τα λογότυπα όσο και τα κείμενα ή οι ειδήσεις που αφορούν στη διοργάνωση θα πρέπει να παρουσιάζονται ομοιόμορφα και ταυτόχρονα σε κάθε μέσο. Στην ίδια λογική, η διεξαγωγή της διοργάνωσης μπορεί να μεταδίδεται ταυτόχρονα σε όλα τα μέσα επικοινωνίας και προώθησης.

Μία ενδιαφέρουσα παράμετρος της επικοινωνίας στα digital events, είναι οι περισσότερες δυνατότητες που η τεχνολογία προσφέρει στους διοργανωτές για την εποπτεία των συμμετεχόντων, αλλά και τη συλλογή πολύτιμων ποιοτικών κυρίως στοιχείων. Η πρόσφατη εμπειρία έχει δείξει πως η διάρκεια της σύνδεσης των συμμετεχόντων σε ένα session, μπορεί να καθοδηγήσει τον διοργανωτή στη θεματολογία που πρέπει να επιλέγει για τα events του ή να τον βοηθήσει να μετρήσει την απήχηση των ομιλητών στο κοινό. Μάλιστα, η υψηλή με αποδείξεις δημοτικότητα μιας διοργάνωσης, μπορεί να λειτουργήσει καταλυτικά στην προσέλκυση χορηγών ή διαφημιζόμενων, με συνέπεια να εξασφαλίζονται οι αναγκαίοι χρηματικοί πόροι του διοργανωτή.

Μεγάλες διοργανώσεις του τουρισμού και της φιλοξενίας τόλμησαν τη μετάβαση στο ψηφιακό περιβάλλον.

Είναι γεγονός ότι ήδη πολλές διοργανώσεις υψηλών προδιαγραφών που απευθύνονται στον κλάδο του τουρισμού και της φιλοξενίας, σε μία προσπάθεια να ανταποκριθούν στις απαιτήσεις της νέας εποχής, επέλεξαν την digital παρουσία. Ξεχωριστή περίπτωση για την ελληνική αγορά αποτελεί το 100% Hotel Show, το οποίο για το 2020 επέλεξε μία εναλλακτική διαδρομή διεξαγωγής. Με πάνω από 200 Εταιρείες και Εκθέτες να είναι διαθέσιμοι για Video Meetings στο ειδικά διαμορφωμένο ψηφιακό περιβάλλον του 100% Hotel Show, οι Ξενοδόχοι θα έχουν την ευκαιρία όχι μόνο να επικοινωνήσουν άμεσα με τις Εταιρείες, αλλά και να δουν τα νέα προϊόντα και τις υπηρεσίες τους Live.

Παρόμοια στο εξωτερικό κορυφαίες διοργανώσεις του κλάδου ακολούθησαν την τάση της εποχής για digital συναντήσεις. Χαρακτηριστικά παραδείγματα αποτελούν η World Travel Market η οποία μετέβη σε virtual περιβάλλον με μότο της το «Recover. Rebuild. Innovate» δίνοντας σαφές στίγμα επαναπροσδιορισμού. Επίσης, η ITB Berlin έχει ήδη ανακοινώσει ότι το 2021, το ραντεβού των ακολούθων της δίνεται online, τονίζοντας ότι θα τους προσφέρει μία online πλατφόρμα δικτύωσης, επιχειρηματικής δράσης και περιεχομένου. Ακόμη ένα διεθνές συνέδριο με μεγάλη δυναμική, το FVW Congress πραγματοποιήθηκε από τις 31 Αυγούστου έως τις 3 Σεπτεμβρίου 2020 διαδικτυακά, με μεγάλη επιτυχία, δίνοντας τη δυνατότητα στους συμμετέχοντες, εκτός του live streaming να δουν τα sessions και μαγνητοσκοπημένα.

Στην ίδια λογική και σε virtual περιβάλλοντα μεταβαίνουν για το 2020 και το 2021 πλήθος διοργανώσεων του τουριστικού και μη κλάδου, όπως είναι το ACTA 2020 Travel Industry Summit, το 2020 Virtual Travel And Leisure Show στον Καναδά και το Ireland Virtual Expo.

 *Sponsored

Η ομάδα του 100% Hotel Show επιβεβαιώνει την πραγματοποίηση της έκθεσης στις 23-27 Νοεμβρίου 2020, με ένα ιδιαίτερα ανατρεπτικό μοντέλο διοργάνωσης, που στοχεύσει στην κάλυψη του κενού που έχει δημιουργηθεί λόγω της απουσίας εκθέσεων με φυσική παρουσία. Με πάνω από 200 Εταιρείες/Εκθέτες να είναι διαθέσιμες για Video Meetings στο ειδικά διαμορφωμένο ψηφιακό περιβάλλον του 100% Hotel Show, οι Ξενοδόχοι θα έχουν την ευκαιρία όχι μόνο να επικοινωνήσουν άμεσα με τις Εταιρείες, αλλά και να δουν τα νέα προϊόντα και τις υπηρεσίες τους Live.

Πώς θα λειτουργήσει:

  • Ο Ξενοδόχος θα επισκέπτεται το ειδικό περιβάλλον με τις Εταιρείες/Εκθέτες, έχοντας τη δυνατότητα να “φιλτράρει” ανά εταιρεία, section ή προϊόν.
  • Μέσα από το σύστημα, θα μπορεί να βλέπει ποιοι Εκπρόσωποι των Εταιρειών/Εκθετών είναι διαθέσιμοι και ποιοι είναι απασχολημένοι, σε πραγματικό χρόνο.
  • Αφού επιλέξει τους εκπροσώπους των Εταιρειών/Εκθετών που επιθυμεί, θα μπορεί να ξεκινήσει άμεσα την επικοινωνία μέσω Video Κλήσης.

Για περισσότερες πληροφορίες επισκεφτείτε το hotelshow.gr ή επικοινωνήστε με την ομάδα στο info@hotelshow.gr.

 

Γίνεται αντιληπτό ότι τα digital events δεν εντάσσονται στην κατηγορία των προσωρινών μετεωριτών, αλλά αποτελούν μία μάλλον νέα πραγματικότητα η οποία μπορεί να εξελιχθεί σε μία εξαιρετική επιχειρηματική ευκαιρία. Οι νέες τεχνολογίες προσφέρουν πολύτιμη βοήθεια σε διοργανωτές και συμμετέχοντες, ώστε να αποκτήσουν πρόσβαση σε νέες γνώσεις αλλά και νέες αγορές.