Ποια είναι τα κριτήρια επιλογής ενός ξενοδοχειακού PMS, μιας premium εφαρμογής φιλοξενίας που συγκεντρώνει όλες τις λειτουργίες μιας ξενοδοχειακής επιχείρησης σε μία πλατφόρμα!

12 mins read

Το PMS αποτελεί τον πυρήνα κάθε ξενοδοχειακής μονάδας, και το μέρος στο οποίο πραγματοποιούνται όλες οι βασικές λειτουργίες της Reception και του Back Office. Πρόκειται για ένα λογισμικό-εργαλείο που επιτρέπει σε κάθε κατάλυμα να οργανώσει και να διαχειριστεί τις καθημερινές του διαδικασίες αποτελεσματικά και χωρίς κόπο, συμβάλλοντας έτσι στην ομαλή του λειτουργία.

Τα τελευταία χρόνια, βεβαίως, τα ξενοδοχειακά PMS έχουν εξελιχθεί αρκετά έτσι ώστε πλέον να θεωρούνται το δεξί χέρι κάθε ξενοδόχου. Είναι αλήθεια ότι όχι μόνο διευκολύνουν τη διαχείριση των διαδικασιών των παραπάνω τμημάτων, αλλά προσφέρουν επίσης χρήσιμες λειτουργίες και αυτοματοποιήσεις, που έχουν άμεση επίδραση στην εμπειρία των επισκεπτών.

Συνεπώς, είναι ευνόητο ότι η επιλογή του PMS πρέπει να γίνεται στρατηγικά και μετά από πολύ καλή έρευνα. Ανάμεσα στη μεγάλη γκάμα PMS που είναι διαθέσιμα στην αγορά, γρήγορα θα διαπιστώσετε ότι λίγα είναι αυτά που θα ανταποκρίνονται πλήρως στις ανάγκες του καταλύματος ή των καταλυμάτων σας. Για να γίνει καλύτερα κατανοητός όμως ο τρόπος επιλογής ενός PMS, θα πρέπει πρώτα να αναλύσουμε τα κριτήρια επιλογής του.

Ποια είναι τα κριτήρια επιλογής ενός PMS;

  • Το πρώτο κριτήριο που θα πρέπει να λάβετε υπ’ όψιν σας κατά την επιλογή ενός PMS είναι το κόστος. Συνήθως το κόστος των PMS διαμορφώνεται βάσει των εργαλείων που προσφέρουν. Οπότε, φροντίστε να κάνετε έναν έλεγχο των διαθέσιμων εργαλείων και αποφασίστε εάν θα είναι όντως χρήσιμα για το ξενοδοχείο σας. Είναι καλό το PMS να έχει όσο περισσότερα εργαλεία γίνεται, αλλά δεν υπάρχει λόγος να πληρώνετε μία λειτουργία που δεν θα χρησιμοποιήσετε.
  • Ωστόσο, υπάρχουν κάποια εργαλεία που είναι απαραίτητα για κάθε ξενοδοχείο. Έτσι το δεύτερο κριτήριο, είναι η διαθεσιμότητα όλων των απαραίτητων εργαλείων που θα διευκολύνουν την επιχείρησή σας. Κάποια ενδεικτικά εργαλεία είναι η σύνδεση με Booking Engine και CRM, ενσωμάτωση σε τρίτα channels/Channel Manager, διαχείριση του Housekeeping και άλλων departments και σύνδεση με εξωτερικά συστήματα του ξενοδοχείου όπως τα mini bars, αλλά και οι κάρτες-κλειδιά των δωματίων.
  • Τρίτο κριτήριο είναι το PMS να είναι cloudbased, έτσι ώστε ο server να μην καταλαμβάνει χώρο στο ξενοδοχείο και όλες οι αναβαθμίσεις ή επιδιορθώσεις (bugs) να γίνονται από τον πάροχο μέσω διαδικτύου.
  • Τέταρτο και ίσως το πιο σημαντικό είναι η υψηλή ασφάλεια, έτσι ώστε να μην υπάρξει απώλεια ή κλοπή δεδομένων (ειδικά εφόσον θα επεξεργάζεστε ευαίσθητα προσωπικά και οικονομικά στοιχεία).
  • Και τέλος, θα πρέπει να παρέχεται σταθερή, υψηλής ποιότητας τεχνική και συμβουλευτική υποστήριξη, για την επίλυση τυχών προβλημάτων και την εκπαίδευση σας ως προς την διαχείριση του.

Αυτά είναι τα βασικά κριτήρια επιλογής ενός PMS, και σε περίπτωση που ένα PMS τα πληροί, σίγουρα θα σας παρέχει μία καλή υπηρεσία. Ας πάμε όμως να εξετάσουμε τις βασικές λειτουργίες ενός σύγχρονου PMS, έχοντας ως ‘οδηγό’ μας τις δυνατότητες που προσφέρει μια από τις κορυφαίες επιλογές της αγοράς, το PYLON PMS της Epsilon Hospitality.

 

*Sponsored

PYLON Hospitality (PMS): Η premium εφαρμογή φιλοξενίας για κάθε τύπο καταλύματος

 

Το PYLON Hospitality είναι μία ολοκληρωμένη εφαρμογή φιλοξενίας που συγκεντρώνει όλες τις λειτουργίες μιας ξενοδοχειακής επιχείρησης σε μία πλατφόρμα απαντώντας στην ανάγκη για βελτιστοποίηση των διαδικασιών και καλύτερη συνολική διαχείριση των τμημάτων.

Η εφαρμογή διατίθεται σε τρία μοντέλα. Το πρώτο μοντέλο συνεργασίας είναι το On Premise, στο οποίο πραγματοποιείται αγορά της εφαρμογής και ενός χρόνου αναβαθμίσεις και υπηρεσίες υποστήριξης. Το δεύτερο μοντέλο είναι η ενοικίαση της εφαρμογής για έναν χρόνο (συμπεριλαμβανομένου αναβαθμίσεις και υπηρεσίες υποστήριξης). Η εγκατάσταση του server για τα παραπάνω πακέτα γίνεται στις υποδομές του ξενοδοχείου. Ο τρίτος και τελευταίος τρόπος είναι μέσω Cloud που δεν χρειάζεται εγκατάσταση και είναι μέσω του Microsoft Azure Cloud. Κάθε μοντέλο έχει και τα πλεονεκτήματα του, μπορείτε να διαβάσετε αναλυτικότερα σε αυτό το link.

Ταυτόχρονα, το λιτό περιβάλλον του Pylon Hospitality καθιστά εύκολη τη διαχείριση του ακόμη και από κάποιον που δεν είναι εξοικειωμένος με τη χρήση υπολογιστή. Βεβαίως, ακόμη και αν αντιμετωπίσετε πρόβλημα στη χρήση του, η άψογη υποστήριξη της Epsilon Hospitality παρέχει εκπαίδευση πάνω στη χρήση του προγράμματος και μία πολυβραβευμένη τηλεφωνική υποστήριξη που θα επιλύσει κάθε πρόβλημα ή απορία που προκύψει.

Όπως διαπιστώνετε, το PYLON PMS πληροί ήδη τα περισσότερα κριτήρια επιλογής ενός PMS, καθώς προσφέρει ένα ευέλικτο πρόγραμμα τιμολόγησης, δυνατότητα cloud-based συνεργασίας, ένα εξαιρετικής ποιότητας (και πολυβραβευμένο) customer service, αλλά και ένα κλειδωμένο σύστημα που παρέχει υψηλή ασφάλεια. Βεβαίως, δεν έχουμε απαντήσει ακόμη στο βασικό ερώτημα του άρθρου που είναι ποιες είναι οι βασικές υπηρεσίες των PMS σε σχέση με τη ξενοδοχειακή οργάνωση. Ας τις ανακαλύψουμε λοιπόν μαζί με τι λύση που παρέχει το Pylon PMS για κάθε υπηρεσία.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με το πώς μπορείτε να αποκτήσετε τις λύσεις που προσφέρει η Epsilon Hospitality, επικοινωνήστε στο horeca.sales@epsilonnet.gr.

ΔΙΑΒΑΣΤΕ ΠΕΡΙΣΣΟΤΕΡΑ

 

Πλήρης απομακρυσμένη διαχείριση του συστήματος μέσω υπολογιστή, tablets ή mobile συσκευών

Τα απρόοπτα είναι σύνηθες φαινόμενο στη ζωή του ξενοδόχου/ξενοδοχοϋπάλληλου. Είτε είναι κάποια τεχνική βλάβη ή κάποιος last-minute επισκέπτης που θέλει να κάνει κράτηση στο ξενοδοχείο, είναι απαραίτητο να μπορείτε να το διαχειριστείτε από όπου και αν βρίσκεστε. Για αυτό και η πρώτη υπηρεσία που θα πρέπει να αποζητάτε από το PMS που θα επιλέξετε είναι να σας επιτρέπει να κάνετε αλλαγές και να το ενημερώνετε χωρίς απαραίτητα να βρίσκεστε στον κεντρικό υπολογιστή. Η συγκεκριμένη υπηρεσία θα σας βοηθήσει να αντιμετωπίζετε τα απρόοπτα, ενώ θα διευκολύνει την ενημέρωση του συστήματος με αποτέλεσμα να είναι συνεχώς ενημερωμένο.

 


Η λύση του Pylon PMS

Το PYLON PMS προσφέρει τη δυνατότητα απομακρυσμένης σύνδεσης στο PMS από τον προσωπικό σας υπολογιστή, αλλά και μία ειδική εφαρμογή για mobile/tablet δίνοντας σας τον πλήρη έλεγχο του συστήματος, όπου και να βρίσκεστε μέσω του “Roaming UI”. Πιο συγκεκριμένα, με το Roaming UI (User Interface), μπορείτε να κάνετε εύκολα login από όποιον υπολογιστή έχετε διαθέσιμο, αρκεί να έχει εγκατεστημένη την εφαρμογή PYLON Hospitality, και έτσι θα είναι διαθέσιμο το δικό σας προσωπικό dashboard με τους οικονομικούς δείκτες και τις πληροφορίες που παρακολουθείτε.

Ταυτόχρονα, η εφαρμογή για tablet και κινητές συσκευές επιτρέπει την απομακρυσμένη διαχείριση της reception (κρατήσεις, έλεγχο διαθεσιμότητας, πλάνο δωματίων, ιστορικό πελατών, fast check in), την άμεση ενημέρωση του Housekeeping, τη διαχείριση βλαβών, τον έλεγχο αναφορών/reporting, την έκδοση παραστατικών και την ολοκληρωμένη λειτουργικότητα του εστιατορίου. Ως αποτέλεσμα, εσείς μπορείτε να δρομολογήσετε κάθε απρόοπτο που μπορεί να προκύψει, αλλά και να ενημερώσετε το σύστημα για οποιαδήποτε αλλαγή, ακόμη και αν δεν έχετε διαθέσιμο τον κεντρικό υπολογιστή του ξενοδοχείου.


 

Προβολή των κρατήσεων σε μορφή ημερολογίου και προηγμένες λειτουργίες για ευκολότερη διαχείρισή τους

Η βασική υπηρεσία των PMS υπήρξε ανέκαθεν η διευκόλυνση της διαχείρισης των κρατήσεων. Άλλωστε, το μεγαλύτερο μέρος της ξενοδοχειακής οργάνωσης αφορά τις κρατήσεις. Είναι σημαντικό λοιπόν, το PMS που θα επιλέξετε όχι μόνο να προσφέρει τη δυνατότητα προβολής των κρατήσεων σε μορφή ημερολογίου (το οποίο το προσφέρουν όλα τα PMS πλέον) αλλά και επιπλέον λειτουργίες που θα διευκολύνουν περαιτέρω τη διαχείρισή τους, όπως τη συνδεσιμότητα με τρίτα κανάλια για αυτόματη ενημέρωση των κρατήσεων ή δημιουργία τύπων δωματίων βάσει των χαρακτηριστικών τους.

 


Η λύση του Pylon PMS

Το Pylon PMS απλοποιεί τη διαχείριση των κρατήσεων μέσω του πλάνου δωματίων για μικρά καταλύματα και του πλάνου κρατήσεων για μεγαλύτερες ξενοδοχειακές μονάδες. Και τα δύο πλάνα σάς παρέχουν πλήρη έλεγχο των κρατήσεων και της διαθεσιμότητας, δίνοντάς σας μία πληθώρα λειτουργιών για τη διαχείρισή τους.

Όλες οι προσφερόμενες υπηρεσίες του, παρέχουν πλήρη έλεγχο των κρατήσεων και της Reception, μειώνοντας σημαντικά τον χρόνο και το κόστος διαχείρισης τους. Βεβαίως, αυτό δε σημαίνει πως το σύστημα δεν απαιτεί χρόνο. Είναι σημαντικό ο άνθρωπος που το «συντηρεί» να αφιερώνει το μεγαλύτερο μέρος του χρόνου του, στην ενημέρωση του συστήματος, έτσι ώστε να αποφεύγονται λάθη και παραλήψεις.


 

Καταγραφή και παρακολούθηση συμβολαίων (allotments) και δημιουργία εξατομικευμένων Reports

Μία από τις πιο χρονοβόρες διαδικασίες για έναν ξενοδόχο, είναι η παρακολούθηση των συμβολαίων των allotments του με wholesalers, travel agents και tour operators. Θέλοντας να διευκολύνουν τους ξενοδόχους και σε αυτό το κομμάτι, πολλά PMS προσφέρουν καταγραφή και παρακολούθηση των παραπάνω μέσω του συστήματος. Η παραπάνω λειτουργία, θα βοηθήσει εξαιρετικά την ξενοδοχειακή σας οργάνωση, καθώς θα είναι ακόμη ένα τμήμα των διαδικασιών σας που θα μπορείτε να διαχειριστείτε στο ίδιο μέρος με τις υπόλοιπες λειτουργίες του ξενοδοχείου.


Η λύση του Pylon PMS

Το Pylon PMS επιτρέπει την παρακολούθηση των συμβολαίων με ταξιδιωτικούς πράκτορες, ενώ παρέχει μία σειρά από έξτρα δυνατότητες όπως τον χρονοπρογραμματισμό όλων των ενεργειών ενός συμβολαίου σε ένα ημερολόγιο, και προβολή του προγράμματος ενός ή ταυτόχρονα και περισσότερων πόρων μιας ομάδας.

Επίσης, η καταχώρηση των συμβολαίων διευκολύνεται ακόμη περισσότερο μέσω του ημερολογίου και των διαφόρων εργαλείων, όπως είναι η δυνατότητα αντιγραφής ενεργειών, η δημιουργία νέων σχετικών ενεργειών, αλλά και το κλείσιμο ενεργειών. Και φυσικά, προσφέρεται πλήρης ευελιξία όσον αφορά τη μορφή των δεδομένων, ενώ μπορεί να προστεθεί χρωματική ένδειξη για κάθε τύπο ενέργειας.

Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να ελέγξετε την κατάσταση που βρίσκεται το κάθε συμβόλαιο γρήγορα και αποτελεσματικά, και να μειώσετε τον χρόνο διαχείρισής τους στο ελάχιστο.


 

Διασύνδεση με εξωτερικά συστήματα/Interfaces για ευκολότερη διαχείριση

Κάθε σύγχρονο ξενοδοχείο, χρησιμοποιεί μία σειρά από εξωτερικά συστήματα/interfaces όπως συστήματα PayTV, ηλεκτρομαγνητικές κλειδαριές, channel managers κ.ο.κ, καθένα από τα οποία απαιτεί ειδική διαχείριση. Η συνδεσιμότητα του PMS με αυτά τα συστήματα είναι κομβική, διότι συγκεντρώνει τον έλεγχο τους σε μία πλατφόρμα, με αποτέλεσμα η διαχείριση τους να γίνεται εύκολα, γρήγορα και πιο αποτελεσματικά. Επίσης, η συνδεσιμότητα με εξωτερικά συστήματα πολλές φορές συνοδεύεται με επιπλέον υπηρεσίες, όπως το γνωστό Two-Way Integration που διασυνδέει τον Channel Manager με το CRM, επιτρέποντας την αυτόματη ενημέρωση τιμών/διαθεσιμότητας.

 


Η λύση του Pylon PMS

Το PYLON PMS, συνδέεται με όλα τα εξωτερικά συστήματα του ξενοδοχείου, διευκολύνοντας έτσι τη διαχείρισή τους.

Πιο συγκεκριμένα, το PMS μπορεί να συνδεθεί με:

  • Τηλεφωνικά κέντρα
  • Συστήματα pay tv
  • Ηλεκτρομαγνητικές κλειδαριές
  • E-Billing Πλατφόρμες
  • Channel Managers
  • Website Ξενοδοχείου
  • Άλλα λογιστικά και εμπορικά συστήματα

Συνδέοντας τα παραπάνω συστήματα σε ένα εργαλείο, θα βοηθάει σημαντικά στη διαχείρισή τους, αλλά και μειώνει τη σύγχυση του υπαλλήλου, καθώς πλέον δεν θα χρειάζεται να συνδεθεί σε διαφορετική πλατφόρμα για τη διαχείριση του κάθε συστήματος.


 

Διαχείριση του Housekeeping και των υπόλοιπων τμημάτων όπως Εστιατόρια ή Spa

Πολλοί θεωρούν την επικοινωνία των τμημάτων ενός ξενοδοχείου το κλειδί της επιτυχίας για τη σωστή διαχείρισή του. Πράγματι, η σωστή διαχείριση των τμημάτων έχει άμεση επίδραση στην ξενοδοχειακή εμπειρία και αυτή μπορεί να επιτευχθεί μόνο με ορθή επικοινωνία. Το PMS, συμβάλει σημαντικά στην επικοινωνία των τμημάτων καθώς διευκολύνει τη διαχείρισή τους, μέσω μίας πλατφόρμας. Φροντίστε το PMS που θα επιλέξετε να μπορεί να συνδεθεί απαραίτητα με το τμήμα του Housekeeping, που είναι και το πιο σημαντικό, όπως επίσης και με άλλα τμήματα, όπως το εστιατόριο ή το spa, τα οποία θα σας είναι εξαιρετικά χρήσιμα.

 


Η λύση του Pylon PMS

Έχοντας ενσωματωμένη τη λειτουργία διαχείρισης του spa, το PYLON PMS παρέχει πλήρη διαχείριση του τμήματος, δίνοντας τη δυνατότητα καταγραφής των προγραμματισμένων ραντεβού σε ένα ημερολόγιο, την έκδοση παραστατικών, αλλά και την πλήρη διαχείριση πόρων (χώροι, προσωπικό).

Ταυτόχρονα, μπορεί να συνδεθεί και με τις υπόλοιπες εφαρμογές της Epsilon Hospitality συμπεριλαμβανομένου την PYLON Commercial, PYLON Restaurant, PYLON Accounting, PYLON CRM και PYLON Sales Force Automation.

H εφαρμογή PYLON Commercial, συμβάλει στη διαχείριση των κυκλωμάτων και υποσυστημάτων που αφορούν την αποθήκη, τις αγορές, την παραγωγή, τα CRM, τις πωλήσεις και λοιπά χρηματοοικονομικά θέματα ενός ξενοδοχείου. Το Pylon Restaurant, δίνει τη δυνατότητα διαχείρισης των χώρων εστίασης, αλλά και όλων των επιμέρους τμημάτων του εστιατορίου.

Το Pylon Accounting, συγκεντρώνει οτιδήποτε σχετίζεται με την οικονομική διεύθυνση της επιχείρησης, όπως τη λογιστική, τα πάγια, τα έντυπα και τις οικονομικές καταστάσεις, τους προϋπολογισμούς, την κοστολόγηση και το CRM. Το CRM, επιτρέπει τη πλήρη διαχείριση του πελατολογίου, βάσει των αναγκών της επιχείρησης.

Και, τέλος, το PYLON Sales Force Automation, συμβάλει στην εύκολη και εύχρηστη παραγγελιοληψία.


 

Συνοψίζοντας…

Αυτές ήταν λοιπόν οι υπηρεσίες που προσφέρουν τα PMS, οι οποίες θα συμβάλουν σημαντικά στη διευκόλυνση της οργάνωσης του ξενοδοχείου σας, μειώνοντας τον απαιτούμενο χρόνο για τη διαχείριση του και φυσικά απελευθερώνοντας χρόνο για πιο σημαντικές ασχολίες, όπως είναι η βελτίωση των υπηρεσιών σας, αλλά και η δημιουργία μιας πιο προσωποποιημένης εμπειρίας για τους επισκέπτες σας. Σε περίπτωση που ενδιαφέρεστε να μάθετε περισσότερα για το Pylon PMS, μπορείτε να επισκεφτείτε την επίσημη ιστοσελίδα του σε αυτό το link.

 

*Sponsored

Η Epsilon Hospitality ανήκει στον όμιλο της Epsilon Net και διαθέτει λύσεις για όλο τον ξενοδοχειακό κλάδο και γενικότερα τον κλάδο της φιλοξενίας. Οι εφαρμογές της Epsilon Hospitality αφορούν όλα τα μεγέθη των ξενοδοχείων και καταλυμάτων. Μικρές ξενοδοχειακές μονάδες, ενοικιαζόμενα δωμάτια, bungalows, camping και οποιαδήποτε άλλη μορφή καταλύματος μπορούν να εισέλθουν στη νέα ψηφιακή εποχή με τις τεχνολογικά ανώτερες εφαρμογές της Epsilon Hospitality. Οι εφαρμογές PYLON Hospitality, hoteliga & Epsilon Smart Philoxenia συνθέτουν ένα ολοκληρωμένο πακέτο εφαρμογών και επιλογών για προσαρμοστεί στις ανάγκες ακόμη και του πιο πολύπλοκου καταλύματος ή μονάδας.

Όλες οι εφαρμογές της Epsilon Hospitality συνδέονται με τα λογιστικά γραφεία που χρησιμοποιούν της εφαρμογές της Epsilon Net και παράλληλα διαθέτουν αυτοματοποιημένη αποστολή στη πλατφόρμα myDATA της Α.Α.Δ.Ε.

ΔΙΑΒΑΣΤΕ ΠΕΡΙΣΣΟΤΕΡΑ