Η WebHotelier βάζει τέλος στις εκτυπώσεις πιστωτικών καρτών και στην πληκτρολόγηση των αριθμών τους στο POS, μέσα από το P.A.M. (Payment Assistant Manager), βοηθώντας τους ξενοδόχους να απλοποιήσουν την διαδικασία των πληρωμών των online κρατήσεων, και δίνοντας παράλληλα απόλυτο έλεγχο, πλήρη εικόνα των πιθανών οικονομικών εκκρεμοτήτων & μέγιστη ασφάλεια συναλλαγών.

8 mins read

Οι χρεώσεις και οι πληρωμές των κρατήσεων αποτελούν ένα από τα πλέον διαδικαστικά κομμάτια ενός ξενοδοχείου, το οποίο, όσο σημαντικό είναι, άλλο τόσο επιβαρύνει τις διαδικασίες του προσωπικού και θέτει τα ξενοδοχεία σε διαφόρους κινδύνους σε σχέση με τους νέους αυστηρούς κανόνες του GDPR. Η WebHotelier, σε συνεργασία με το primalRES Channel Manager διευκολύνει μέσα από το PAM τη διαδικασία των χρεώσεων των online κρατήσεων, αφού οι χρεώσεις γίνονται πλέον εύκολα μέσα από το extranet της WebHotelier χωρίς να απαιτείται πληκτρολόγηση της κάρτας στο POS, ενώ δίνει πλήρη εικόνα για εκκρεμότητες πληρωμών αλλά και για την πρόβλεψη του ξενοδοχειακού cash flow μέσα από ένα αναλυτικό Payments Report.

 

Ποια είναι τα Highlights του PAM;

  1. Το προσωπικό δεν χρειάζεται πλέον να εκτυπώνει και να πληκτρολογεί τις πιστωτικές κάρτες των πελατών στα POS, αλλά μπορεί να κάνει άμεση χρέωση με ένα κλικ μέσα από το extranet της WebHotelier.
  2. Αφορά σε όλα τα κανάλια πωλήσεων που είναι συνδεδεμένα με το channel manager του ξενοδοχείου, είτε αυτά είναι OTAs ή Travel Agents, όπως βέβαια και τις direct online κρατήσεις.
  3. Ο ξενοδόχος μπορεί να έχει άμεση εικόνα των εκκρεμοτήτων πληρωμών του ξενοδοχείου του σύμφωνα με την πολιτική πληρωμής της κάθε συναλλαγής, ενώ μπορεί να εξάγει εύκολα reports για ενημέρωση του λογιστηρίου αλλά και των καθημερινών συναλλαγών που εκκρεμούν.
  4. Προσφέρει απόλυτη ασφάλεια στις συναλλαγές ενώ ενισχύει το compliance του ξενοδοχείου σε σχέση με το GDPR.
  5. Υποστηρίζει επίσης την διαδικασία του Pre-Authorization, δίνοντας παράλληλα σαφή εικόνα για τις προ-εγκρίσεις που έληξαν.
  6. To PAM υποστηρίζει επίσης τη διαδικασία refund (επιστροφή ποσού), καθώς και την “εγγραφή” συναλλαγής, σε περίπτωση δηλαδή που η πληρωμή δεν ολοκληρώθηκε online (έτσι ώστε η καρτέλα με το balance του πελάτη να είναι πάντα ενημερωμένη).

 

Πώς εφαρμόζεται το PAM στα ξενοδοχεία;

Η εφαρμογή του PAM στα ξενοδοχεία είναι ιδιαίτερα απλή, αφού το μόνο που έχει να κάνει ο ξενοδόχος είναι η πολύ εύκολη διαδικασία ενεργοποίησης κωδικού εμπόρου (Merchant account) για e-commerce με την συνεργαζόμενη τράπεζά του. Στη συνέχεια, η ομάδα της WebHotelier αναλαμβάνει όλο το απαραίτητο integration, ενώ μετά την ολοκλήρωση της διαδικασίας, δίνονται σαφείς κατευθύνσεις σχετικά με την χρήση του ΡΑΜ μέσα από το σύστημα της WebHotelier.

payment assistant manager - Hotelier Academy

 

Βήματα:

  1. Υπογραφή συμφωνίας με WebHotelier για την ενεργοποίηση της υπηρεσίας
  2. Ενεργοποίηση Κωδικού εμπόρου (Merchant account) από τον Ξενοδόχο στην τράπεζά του
  3. Ολοκλήρωση της διαδικασίας από την WebHotelier

Το διάστημα ολοκλήρωσης της διαδικασίας εξαρτάται από το βήμα 2, και βάσει εμπειρίας δεν ξεπερνάει τις 15 ημέρες.

 

Τι αλλάζει στις διαδικασίες χρεώσεων των ξενοδοχείων;

H ολοκλήρωση των online πληρωμών από ηλεκτρονικές κρατήσεις στα ξενοδοχεία, αποτελούν ένα επιβαρυμένο διαδικαστικό κομμάτι, αφού το προσωπικό πρέπει να εκτυπώνει τα στοιχεία της κάρτας, και στη συνέχεια να τα πληκτρολογεί στο POS, προκειμένου να ολοκληρώσει την χρέωση μιας κράτησης. Εκτός από τον όγκο εργασίας και την πιθανότητα λάθους που έχει η διαδικασία αυτή, εκθέτει παράλληλα και το ξενοδοχείο σε πιθανούς κινδύνους, ειδικά σύμφωνα με τους νέους αυστηρούς κανόνες του GDPR.  Με το PAM, όλη η διαδικασία χρέωσης γίνεται μέσα από το extranet της WebHotelier, χωρίς να χρειάζεται ούτε η εκτύπωση αλλά ούτε και η πληκτρολόγηση της κάρτας, ολοκληρώνοντας έτσι με ταχύτητα και ασφάλεια τις χρεώσεις. Επίσης, δίνει την δυνατότητα στον ξενοδόχο να έχει σαφή εικόνα της κατάστασης πληρωμών ενώ εξάγει custom reports σύμφωνα με τις επιθυμίες του.

 

Διαδικασία χρέωσης ηλεκτρονικών κρατήσεων:

▸ ΧΩΡΙΣ ΤΟ PAM

payment assistant manager - Hotelier Academy

 

  • Το προσωπικό εκτυπώνει ή καταγράφει τα στοιχεία της κάρτας του πελάτη.
  • Πληκτρολογεί τα στοιχεία στο POS, και εκτυπώνει την απόδειξη πληρωμής.
  • Εκτυπώνει την επιβεβαίωση της κράτησης μέσα από την WebHotelier.
  • Συγκεντρώνει όλα τα έγγραφα στον φάκελο Κρατήσεων.

▸ ΜΕ ΤΟ PAM

payment assistant manager - Hotelier Academy

 

  • Το προσωπικό κάνει την χρέωση της κάρτας μέσα από το σύστημα της WebHotelier με ένα κλικ.
  • Εκτυπώνει την Κράτηση με κρυπτογραφημένα τα προσωπικά δεδομένα του πελάτη, καθώς και την καταγραφή της συναλλαγής στο ίδιο αρχείο με τις λεπτομέρειες της κράτησης.
  • Συγκεντρώνει όλα τα έγγραφα στον φάκελο Κρατήσεων.

Καθώς πάντα θα υπάρχουν ιδιαίτερες περιπτώσεις κρατήσεων, ο ξενοδόχος μπορεί να χρησιμοποιεί τον κλασικό χειροκίνητο τρόπο χρέωσης όταν το επιθυμεί, ενώ το PAM επιτρέπει στον ξενοδόχο να καθορίσει και διαφορετικά ποσά χρέωσης σε μια κράτηση (πχ: μερική αποπληρωμή ή χρέωση φόρου διανυκτέρευσης στην ίδια κάρτα).

 

Ποια η χρησιμότητα του PAM στο Λογιστήριο;

Είναι σύνηθες ο ξενοδόχος να χρειάζεται να στέλνει στο λογιστήριό του την πλήρη κατάσταση των πληρωμών αλλά και των πιθανών εκκρεμοτήτων που υπάρχουν. Μέσα από το PAM, μπορεί πλέον εύκολα να εξάγει τα στοιχεία που επιθυμεί και να ενημερώνει το λογιστήριό του για τις ηλεκτρονικές συναλλαγές που έχουν ολοκληρωθεί. Εκτός αυτού, όμως, μπορεί να κάνει και εύκολη πρόβλεψη του cash flow μέσα από τις ηλεκτρονικές κρατήσεις, σύμφωνα με την κατάσταση των κρατήσεων τη δεδομένη χρονική στιγμή.

Ενδεικτικά, ο ξενοδόχος μπορεί να δημιουργήσει εύκολα reports:

  • Για τις ηλεκτρονικές χρεώσεις που ολοκληρώθηκαν σε συγκεκριμένο χρονικό διάστημα.
  • Για τις αναμενόμενες πληρωμές στο μέλλον σύμφωνα με τις κρατήσεις τη δεδομένη χρονική στιγμή.
  • Για εκκρεμείς χρεώσεις που έπρεπε να γίνουν σύμφωνα με την πολιτική της κάθε κράτησης και δεν έχουν ολοκληρωθεί.

Η WebHotelier έχει ήδη δημιουργήσει πρότυπα reports σύμφωνα με τις ανάγκες των ξενοδόχων, έτσι ώστε η εξαγωγή των στοιχείων να γίνεται εύκολα και γρήγορα.

 

Πώς γίνεται η χρήση του PAM από το προσωπικό;

payment assistant manager - Hotelier Academy

 

Μια λογική απορία των ξενοδόχων, είναι τι συμβαίνει μετά την ενεργοποίησή του PAM και πόσο εύκολη είναι η χρήση του από το προσωπικό του ξενοδοχείου. Καθώς το PAM είναι πλήρως ενσωματωμένο στο extranet της WebHotelier, η χρήση του είναι εξαιρετικά εύκολη, ιδιαίτερα από στελέχη που χρησιμοποιούν ούτως ή άλλως την WebHotelier στην καθημερινότητά τους.

  1. Το PAM είναι πλήρως ενσωματωμένο μέσα στο extranet της WebHotelier, άρα δεν αποτελεί ένα διαφορετικό εργαλείο, ούτε απαιτεί διαφορετική πρόσβαση.
  2. Για την διευκόλυνση του προσωπικού, η ομάδα της WebHotelier έχει δημιουργήσει τις ανάλογες συντομεύσεις για την πιο άμεση χρήση του.
  3. Το Customer Service της WebHotelier & της primalRES είναι πάντοτε στη διάθεση των ξενοδοχείων για οποιαδήποτε απορία.

To PAM αποτελεί αποδεδειγμένα ένα ιδιαίτερα χρήσιμο εργαλείο τόσο για το προσωπικό όσο και για τους ξενοδόχους, αφού μειώνει δραστικά τον όγκο των χρεώσεων και απαλλάσσει από απαρχαιωμένες και χρονοβόρες διαδικασίες.

 

Συχνές Ερωτήσεις για το PAM

payment assistant manager - Hotelier Academy

 

▸ Εφαρμόζεται το PAM σε όλα τα ξενοδοχεία;

Το PAM μπορεί να εφαρμοστεί σε κάθε είδους κατάλυμα, αρκεί να διαθέτει ήδη Merchant λογαριασμό στην τράπεζά σας ή να δημιουργήσετε έναν καινούριο

▸ Τι χρειάζεται από τον ξενοδόχο για να ενεργοποιήσει το PAM;

Εκτός από το άνοιγμα του merchant account, ο ξενοδόχος δεν έχει να κάνει απολύτως τίποτα, καθώς όλη η διαδικασία ολοκληρώνεται από την Ομάδα της WebHotelier.

▸ Ποιες τράπεζες υποστηρίζονται από το PAM της WebHotelier;

Οι συμβεβλημένες τράπεζες με το PAM της WebHotelier είναι οι Eurobank, Alpha Bank και Εθνική Τράπεζα.

▸ Τι συμβαίνει με τα ξενοδοχεία εκτός Ελλάδας;

Τα ξενοδοχεία εκτός Ελλάδας πρέπει να έχουν λογαριασμό με κάποιο payment gateway όπως το EcommPay, την EveryPay, το AgodaPay, ή άλλο υποστηριζόμενο gateway.

▸ Πόσο κοστίζει η ενεργοποίηση του PAM;

Το κόστος του PAM εξαρτάται από το μέγεθος και την ιδιαιτερότητα του integration σε κάθε ξενοδοχείο, και είναι ετήσιο.

▸ Είναι εύκολη η χρήση του από το προσωπικό;

Η χρήση του PAM είναι ιδιαίτερα εύκολη, καθώς είναι απόλυτα εναρμονισμένο στο περιβάλλον διαχείρισης της WebHotelier.

▸ Τι συμβαίνει με τις κρατήσεις για τις οποίες η χρέωση γίνεται κατά την άφιξη ή την αναχώρηση;

Το προσωπικό μπορεί να κάνει κανονικά την χρέωση μέσα από το PAM, στην κάρτα που χρησιμοποίησε ο πελάτης κατά την κράτησή του. Ωστόσο αν ο πελάτης το επιθυμεί, η χρέωση μπορεί να γίνει σε άλλη κάρτα ακολουθώντας την κλασική διαδικασία, ή ακόμη και να μοιράσει το ποσό ανάμεσα στη νέα και την συνδεδεμένη κάρτα.

▸ Μπορεί μια λάθος χρέωση να αναιρεθεί;

Όλες οι συναλλαγές μπορούν να διαχειριστούν ακριβώς όπως και με τον παλαιότερο τρόπο, χωρίς καμία διαφορά.

Για την ενεργοποίηση του PAM στο ξενοδοχείο σας μπορείτε να στείλετε email στο sales@webhotelier.net ή να επικοινωνήσετε με την WebHotelier στο τηλέφωνο +30 210 8981910

 

Το άρθρο για το PAM (Payment Assistant Manager) αναπτύχθηκε από την Hotelier Academy σε συνεργασία με την εταιρεία WebHotelier.