Front - Office Basics: Οργανόγραμμα Τμήματος & Βασικές Αρχές

Το σεμινάριο "Front Office Basics: Οργανόγραμμα Τμήματος & Βασικές Αρχές" επικεντρώνεται στη σωστή οργάνωση και λειτουργία του Τμήματος Υποδοχής, το οποίο αποτελεί την "καρδιά" της εμπειρίας του επισκέπτη σε ένα ξενοδοχείο.

Στόχος του σεμιναρίου είναι να προσφέρει στους συμμετέχοντες τις γνώσεις και τις δεξιότητες που απαιτούνται για τη δημιουργία ενός λειτουργικού οργανογράμματος, την αποδοτική διαχείριση ρόλων και καθηκόντων και την κατανόηση των βασικών αρχών που διέπουν τη λειτουργία της Υποδοχής.

Στόχοι Μαθήματος:

1. Να κατανοήσουν οι συμμετέχοντες τη σημασία ενός καλά δομημένου οργανογράμματος για το Front Office.

2. Να αποκτήσουν γνώσεις σχετικά με τους ρόλους, τις ευθύνες και τις καθημερινές διαδικασίες του Τμήματος Υποδοχής.

3. Να μάθουν τις βασικές αρχές εξυπηρέτησης πελατών που συμβάλλουν στη δημιουργία μιας θετικής πρώτης εντύπωσης.

4. Να εξοικειωθούν με τεχνικές για την αποτελεσματική διαχείριση του Front Office και την επικοινωνία με άλλα τμήματα.

   
   

Βασικές Εκπαιδευτικές Ενότητες:

Οργανόγραμμα του Front Office

• Σχεδιασμός οργανογράμματος με βάση τις ανάγκες του ξενοδοχείου.

• Καθορισμός ρόλων: Υπάλληλοι Υποδοχής, Νυχτερινός Υπάλληλος, Concierge, Guest Relations.

• Γραμμές επικοινωνίας και συνεργασίας με άλλα τμήματα.

Ρόλοι και Καθήκοντα

• Ανάλυση των καθημερινών καθηκόντων του Front Office.

• Πώς να χειρίζεστε κρατήσεις, check-in/check-out και ειδικά αιτήματα.

• Διαχείριση περιστατικών και παραπόνων πελατών.

Βασικές Αρχές Εξυπηρέτησης Πελατών

• Η σημασία της πρώτης εντύπωσης: Τεχνικές καλωσορίσματος και θετικής επικοινωνίας.

• Χειρισμός δύσκολων καταστάσεων με επαγγελματισμό.

• Ανάπτυξη μιας πελατοκεντρικής κουλτούρας στο Front Office.

Εργαλεία και Τεχνολογία στο Front Office

• Χρήση PMS (Property Management Systems) για τη διαχείριση των λειτουργιών.

• Εισαγωγή σε εργαλεία επικοινωνίας και reporting.

• Πώς να διαχειρίζεστε δεδομένα και πληροφορίες επισκεπτών με ασφάλεια.

Επικοινωνία και Συνεργασία με Άλλα Τμήματα

• Τεχνικές αποτελεσματικής συνεργασίας με το Housekeeping, το F&B και άλλες υπηρεσίες.

• Διαχείριση αναφορών και καθημερινών briefings.

• Πώς να εξασφαλίζετε την ομαλή λειτουργία του ξενοδοχείου μέσω καλής επικοινωνίας.

Case Studies και Πρακτική Εφαρμογή

• Παραδείγματα επιτυχημένης λειτουργίας Front Office σε ξενοδοχεία.

• Εργαστήριο: Σχεδιασμός οργανογράμματος και ανάπτυξη διαδικασιών για ένα υποθετικό ξενοδοχείο.

Πώς Εκτελείται:

• Διαδικτυακά μέσω πλατφόρμας Zoom.

• Διαθέσιμο δωρεάν και on demand για χρήστες με ενεργοποιημένη την "Expert" ετήσια συνδρομή.