Μάθετε ποιες είναι βασικές λειτουργίες των Hotel PMS και πώς μπορείτε να τα χρησιμοποιήσετε στα καταλύματά σας.
Δεδομένου ότι οι πελάτες εμπιστεύονται ολοένα και περισσότερο τις ψηφιακές υπηρεσίες, η τεχνολογία αποτελεί πλέον το νέο σύνορο για τους ξενοδόχους, που θέλουν να διασφαλίσουν λειτουργική αποτελεσματικότητα στα καταλύματά τους. Το ξενοδοχειακό PMS, αποτελεί τη βάση των δυνατών επιχειρήσεων εδώ και δεκαετίες. Σήμερα, τα σύγχρονα PMS λειτουργούν μέσω διαδικτύου και διασφαλίζουν βελτιωμένη εμπειρία χρήστη, αυξημένη παραγωγικότητα, αλλά και καλύτερη συνολική απόδοση.
Στην αναζήτηση, λοιπόν, μιας αποτελεσματικότερης διαχείρισης, με περιορισμό σε σφάλματα και περιττά έξοδα, τότε σίγουρα ένα κατάλληλα διαμορφωμένο Cloud PMS μπορεί να φανεί σωτήριο.
Δείτε πώς ορίζονται τα Hotel PMS και ποιος είναι ο σκοπός των συστημάτων διαχείρισης ξενοδοχείων
Το Σύστημα Διαχείρισης Ιδιοκτησίας (PMS), είναι ένα λογισμικό που χρησιμοποιείται από τον κλάδο της φιλοξενίας για τον έλεγχο, την οργάνωση και την εκτέλεση λειτουργιών και καθημερινών εργασιών ενός ξενοδοχείου. Όλες αυτές οι δραστηριότητες μπορεί να είναι απαιτητικές και αρκετά χρονοβόρες, επομένως ο στόχος ενός σύγχρονου συστήματος (βασισμένου σε cloud) PMS, είναι να εξοικονομήσει χρόνο και χρήματα στους διαχειριστές ξενοδοχείων, αλλά και στους υπαλλήλους τους.
Σήμερα, τα περισσότερα PMS βασίζονται στο διαδίκτυο και προσφέρουν εργαλεία που βελτιστοποιούν και αυτοματοποιούν εργασίες όπως διαχείριση κρατήσεων, check–in / checkout, τιμολόγηση, ανέπαφη επικοινωνία με τους επισκέπτες, υπηρεσία καθαριότητας, διαθεσιμότητα δωματίων, συνδέσεις καναλιών, αναφορές με αναλυτικά στοιχεία και πολλά άλλα.
Ποια είναι όμως τα κύρια χαρακτηριστικά ενός Cloud PMS και πώς αυτά μπορούν να χρησιμοποιηθούν με τον βέλτιστο τρόπο από τον ξενοδόχο; Δείτε εν συντομία, μερικά χαρακτηριστικά – κλειδιά του PMS, που είναι διαθέσιμα και πώς μπορείτε να τα εκμεταλλευτείτε για την καλύτερη λειτουργία του ξενοδοχείου σας.
Λειτουργίες Υποδοχής και Διευκόλυνση στη Διαδικασία των κρατήσεων
Η πρώτη και η τελευταία επαφή με το ξενοδοχείο, γίνεται στην υποδοχή. Το front desk system του “RoomRack”, διατηρεί τις λειτουργίες της ρεσεψιόν σας απλές και αποδοτικές, ώστε οι επισκέπτες να θυμούνται τους εξαιρετικά φιλικούς και αποτελεσματικούς ρεσεψιονίστ. Σχεδιασμένο για να είναι φιλικό προς τον χρήστη, τα βασικά χαρακτηριστικά του front desk system είναι απλά για να τα μάθουν και να τα χρησιμοποιούν οι υπάλληλοι, χωρίς την ανάγκη για έξτρα εκπαίδευση.
Χρησιμοποιώντας είτε το πλάνο είτε τις λίστες αφίξεων/αναχωρήσεων ημέρας, ο χρήστης έχει μία ξεκάθαρη εικόνα για την υπάρχουσα κίνηση ή για τις εμφανίσεις που αναμένονται εντός της ημέρας. Οι κρατήσεις είναι κωδικοποιημένες με χρώμα ανάλογα με το status και την πηγή τους και υπάρχει απευθείας πρόσβαση σε σημαντικές λειτουργίες χωρίς την ανάγκη για πολλά κλικ και περιττή περιήγηση.
Όσον αφορά το πέρασμα κρατήσεων, μπορούμε να χωρίσουμε τις “offline” κρατήσεις σε 3 κατηγορίες: walk–ins, προ-κρατήσεις, κρατήσεις group.
Οι προ-κρατήσεις είναι γρήγορες και εύκολες στη διαχείριση. Οι άλλες δύο μπορούν να γίνουν από λίγο έως πολύ ιδιαίτερες.
Στην αναζήτηση του ιδανικού ξενοδοχειακού PMS, θα πρέπει να ληφθούν υπόψη όλα τα σενάρια και το σύστημα να είναι σε θέση να κάνει μια γρήγορη και άνετη κράτηση συμπεριλαμβάνοντας όλα τα κρίσιμα δεδομένα.
Το πιο σημαντικό, το σύστημα οφείλει να διατηρεί τις πληροφορίες επισκεπτών ασφαλείς και να συμμορφώνεται με τους νομικούς κανονισμούς σχετικά με εμπιστευτικά έγγραφα.
Ταμείο Ξενοδοχείου: Πώς να διαχειριστείτε εύκολα και γρήγορα τις χρεώσεις και τις πληρωμές σας
Η τιμολόγηση είναι ένα περίπλοκο και χρονοβόρο κομμάτι. Ένα cloud PMS αυτοματοποιεί το μεγαλύτερο ποσοστό της διαδικασίας. Οι λειτουργίες χρεώσεων και πληρωμών πρέπει να γίνονται με ελάχιστες κινήσεις. Τα οικονομικά στοιχεία πρέπει να είναι εύκολο να καταγραφούν και οι αναφορές πρέπει να είναι διαθέσιμες οποιαδήποτε στιγμή.
Η διαδικασία τιμολόγησης με το “RoomRack” έχει καλύψει οποιαδήποτε πιθανότητα. Με ποικιλία καταστάσεων όπως ανοιχτός/κλειστός λογαριασμός, λειτουργία χρεώστη, group billing, διαχωρισμός χρεώσεων, ο χρήστης έχει να επιλέξει ανάλογα με την κατάσταση ανάμεσα σε πολλαπλές επιλογές ή απλά να κάνει express check-out.
Με σαφείς και εύχρηστες οθόνες πληροφοριών που περιέχουν σημαντικές πληροφορίες επισκεπτών, όπως όνομα, αριθμό δωματίου, υπόλοιπο, πληρωμές και προκαταβολές, ο χρήστης είναι έτοιμος να προχωρήσει στην έκδοση παραστατικού.
Φυσικά, το σύστημα συνδέεται απευθείας με myData από ΑΑΔΕ.
Housekeeping: Μάθετε τη χρηστικότητα των σύγχρονων PMS λογισμικών και πώς αυτά μπορούν να διευκολύνουν τη διαδικασία housekeeping
Κάθε manager γνωρίζει τη σημασία της οροφοκομίας (housekeeping), καθώς, χωρίς καθαρό δωμάτιο, δεν μπορεί να γίνει check in. Η ενότητα “housekeeping” είναι πλέον ενσωματωμένη στα σύγχρονα PMS, και ανάλογα με το κάθε λογισμικό, οι δυνατότητες ποικίλουν.
Στο “RoomRack”, για παράδειγμα, η διαδικασία είναι για το μεγαλύτερο μέρος αυτοματοποιημένη. Τα δωμάτια αλλάζουν status ανάλογα με την κίνηση των επισκεπτών και την αλλαγή ημέρας. Αυτόματα, δημιουργούνται πλάνα για τις Housekeepers ανάλογα των πρωτοκόλλων της κάθε επιχείρησης.
Reporting: Μάθετε πώς μπορείτε να το εντάξετε στις καθημερινές διαδικασίες ελέγχου μέσω ενός PMS
Οι αναφορές είναι μια από τις βασικές λειτουργίες ενός PMS. Πρόσφατα, δημιουργήσαμε ένα ερωτηματολόγιο για τους χρήστες του “RoomRack” και οι αναλυτικές αναφορές ήταν στην κορυφή με τις πιο αγαπημένες ιδιότητες του λογισμικού.
Έχοντας σαν βάση τους παρακάτω δείκτες απόδοσης: Ποσοστό πληρότητας, ALOS (Μέση διάρκεια διαμονής), ADR (Μέση ημερήσια τιμή), RevPAR (Έσοδα ανά διαθέσιμο δωμάτιο), έχουν δημιουργηθεί ειδικά διαμορφωμένα widgets, ενσωματωμένα στην αρχική σελίδα του λογισμικού. Είναι ίσως η μόνη φορά που συμφωνούμε με την ‘κρίση ενός βιβλίου από το εξώφυλλό του’. Τα widgets που εμφανίζονται με το που κάνει κάποιος login, τον βοηθούν στη δημιουργία μιας πλήρους εικόνας κίνησης, αλλά σε μία πρόβλεψη, σε ημερομηνίες που ο ίδιος μπορεί να ορίσει. Κάνοντας δε κλικ στο κάθε widget, μεταφέρεται σε στατιστικές αναλύσεις για μία ακόμη περισσότερο λεπτομερή ανασκόπηση.
Περιττό να πούμε, ότι οι λειτουργίες αυτές βοηθούν στη λήψη ζωτικών αποφάσεων για το promotion και τον καθορισμό τιμών, έχοντας σαν βάση πραγματικά δεδομένα ανάλογα με την αναμενόμενη ζήτηση και απόδοση. Το “RoomRack” διαθέτει ήδη τις κρατήσεις, τις τιμές και τη χωρητικότητα, οπότε κάνει στην ουσία τη δουλειά για εσάς.
Επίλογος
Οι τεχνολογίες στον τουριστικό κλάδο αναπτύσσονται συνεχώς, προσφέροντας νέες δυνατότητες και ενότητες για τη βελτιστοποίηση των καθημερινών λειτουργιών. Τι συμβαίνει, λοιπόν, τώρα; Όπως και σε κάθε τι νέο, η μετάβαση σε ένα Cloud PMS χρειάζεται σωστή έρευνα αγοράς και ξεκαθάρισμα στόχων. Ο ξενοδόχος που αναζητά το κατάλληλο PMS, πρέπει να αναζητά, εκτός από τη βασική διασύνδεση με channel manager και την ηλεκτρονική τιμολόγηση, ένα σύστημα που θα του προσφέρει πραγματικό value for money. Τα συστήματα PMS, εξάλλου, έχουν εξελιχθεί και οι σωστές ενσωματώσεις προσφέρουν υπηρεσίες που εκτείνονται πέρα από τη ρεσεψιόν. Το ξενοδοχειακό PMS αποτελεί πλέον ένα χρήσιμο σύστημα επιχειρηματικών λειτουργιών, που επιτρέπει στους ξενοδόχους να προσφέρουν μία απρόσκοπτη εμπειρία επισκεπτών.
Comments