Σήμερα, τα δύσχρηστα συστήματα διαχείρισης του παρελθόντος έχουν δώσει τη θέση τους σε ευέλικτα cloud PMS με απεριόριστες δυνατότητες. Δείτε παρακάτω 5 λόγους για τους οποίους ένα hotel PMS μπορεί να γίνει το πολυτιμότερο εργαλείο στην υπηρεσία του ξενοδόχου.
Στον κλάδο της φιλοξενίας, η αύξηση της πληρότητας ενός ξενοδοχείου συνεπάγεται άνοδο των εσόδων, άρα και μεγαλύτερο κέρδος για τον επιχειρηματία. Αντίθετα, τα άδεια δωμάτια σημαίνουν αύξηση του λειτουργικού κόστους και ενδεχόμενο κίνδυνο για τη βιωσιμότητα μιας επιχείρησης.
Στο υψηλό κόστος λειτουργίας και στις ιδιαίτερες συνθήκες της εποχικής κερδοφορίας, δύο προβλήματα που βιώνουν παραδοσιακά τα ξενοδοχεία, ήρθαν πλέον να προστεθούν και άλλες προκλήσεις της νέας εποχής, όπως οι επιπτώσεις της πανδημίας, η ενεργειακή κρίση και η έλλειψη προσωπικού. Για να κρατήσουν την ποιότητα των υπηρεσιών που παρέχουν ψηλά, οι ξενοδόχοι καλούνται να βρουν καινοτόμες λύσεις, προκειμένου να υπερβούν τις υπάρχουσες δυσκολίες, να βελτιώσουν την οργάνωση και την εμπειρία του καταλύματός τους, αλλά και να αυξήσουν τα έσοδα και τη φήμη τους.
Μία λύση που μπορεί να διευκολύνει τις λειτουργίες ενός ξενοδοχείου και να αποτελέσει τον ιδανικό σύμμαχο κάθε ξενοδόχου είναι το Property Management Software, ή αλλιώς PMS. Διαβάστε παρακάτω πώς η τεχνολογία του cloud PMS μπορεί να αυξήσει την πληρότητα του ξενοδοχείου σας, εστιάζοντας πάντα σε αυτό που μετράει περισσότερο: τον ίδιο τον πελάτη.
1. Προσφέρει ‘έξυπνη’ διαχείριση των εργασιών
Η πρώτη εντύπωση μετράει παντού και αυτό ισχύει και στα ξενοδοχεία. Σκεφτείτε απλώς να είστε ένας ταξιδιώτης, που φτάνει στον προορισμό του μετά από ένα μακρύ και κουραστικό ταξίδι και συναντά μια ακόμα ουρά στη ρεσεψιόν και έναν υπάλληλο υποδοχής, ο οποίος προσπαθεί να υποδεχτεί τις νέες αφίξεις, ενώ ταυτόχρονα εξυπηρετεί καταχωρώντας χειροκίνητα στοιχεία.
Αν δεν θέλετε να είναι αυτή η εικόνα του ξενοδοχείου σας, δεν έχετε παρά να επιλέξετε ένα cloud PMS. Τα εργαλεία ενός hotel PMS έχουν σχεδιαστεί έτσι ώστε να είναι εύκολα κατανοητά από το προσωπικό χωρίς χρονοβόρες εκπαιδεύσεις ή εγκατάσταση κάποιου δύσχρηστου mobile app. Οι ενέργειες που απαιτούνται είναι απλές, ολοκληρώνονται μέσα σε λίγα κλικ και αφορούν σχεδόν όλες τις εργασίες ενός ξενοδοχείου: από το πλάνο κρατήσεων ή το σύστημα τιμολόγησης και myDATA, μέχρι την οργάνωση του καθαρισμού κ.ά.
Έτσι, το προσωπικό είναι σε θέση να εξυπηρετεί γρηγορότερα και να είναι συνολικά πιο αποδοτικό, ενώ την ίδια ώρα ο ξενοδόχος εξοικονομεί χρόνο, χρήμα και ενέργεια.
2. Δίνει ευελιξία και λύσεις εξ αποστάσεως
Ένας hotel manager έρχεται καθημερινά αντιμέτωπος με προβλήματα που αφορούν τη λειτουργία του ξενοδοχείου και τα οποία μπορεί να κληθεί να διαχειριστεί ανά πάσα ώρα και στιγμή από όπου κι αν βρίσκεται. Ένα cloud PMS είναι απαραίτητο γιατί μηδενίζει τον χρόνο ανταπόκρισης και την απόσταση, αφού προσφέρει εξ αποστάσεως πρόσβαση σε όλα τα εργαλεία ενός ξενοδοχείου μέσω cloud ή mobile app.
Υπάρχουν όμως και άλλα ζητήματα που απαιτούν λεπτό και άμεσο χειρισμό από έναν ξενοδόχο, όπως είναι ο συντονισμός μιας ομάδας. Μέσω ενός hotel PMS, ο manager/ κεντρικός διαχειριστής μπορεί να μοιράσει εργασίες στους υπαλλήλους, αναθέτοντάς τους ρόλους διαφορετικών χρηστών με διαβαθμισμένη πρόσβαση. Έτσι, ο κάθε υπάλληλος μπορεί να εστιάζει στον τομέα που τον αφορά αποκλειστικά, π.χ. οι ρεσεψιονίστ να έχουν τον πλήρη έλεγχο της ρεσεψιόν, το λογιστήριο την ευθύνη του λογιστηρίου και ούτω καθεξής, ενώ το ίδιο το σύστημα διατηρεί ένα ιστορικό κινήσεων για λόγους ασφάλειας και διαφάνειας.
Ο αυξημένος κεντρικός έλεγχος μειώνει το περιθώριο ανθρώπινου λάθους και εξαφανίζει την ‘γκρίζα ζώνη’ των ευθυνών. Άλλωστε, κάθε μικρό ή μεγάλο λάθος μπορεί να οδηγήσει σε ένα αρνητικά φορτισμένο word-of-mouth, που θα έχει αντίκτυπο στην πληρότητα του ξενοδοχείου.
3. Εξοπλίζει ένα κατάλυμα με αναβαθμισμένα εργαλεία διαχείρισης
Housekeeping και καταγραφή ζημιών σε πραγματικό χρόνο, ηλεκτρονική υπηρεσία lost & found, αυτοματοποιημένο πρόγραμμα καθαρισμού, pre-arrival και self check-in σύστημα, με το οποίο ο επισκέπτης μπορεί να διαχειριστεί μόνος του τα στοιχεία του ή την κράτησή του μέσω mobile app. Σας ακούγεται επιστημονική φαντασία; Κι όμως, δεν είναι! Επιλέγοντας να χρησιμοποιήσει ένα εξελιγμένο hotel PMS, ο ξενοδόχος δημιουργεί τις κατάλληλες συνθήκες για να γίνει το ξενοδοχείο του ένα υπερσύγχρονο κατάλυμα.
Πιο συγκεκριμένα, ένα cloud PMS προσφέρει τη δυνατότητα για real-time έλεγχο της δουλειάς μέσω ενός mobile app που ‘τρέχει’ σε iOS/Android σύστημα ή ενός απλού mobile browser. Ο ξενοδόχος μπορεί να αποδέχεται με το πάτημα ενός κουμπιού πληρωμές ή προκαταβολές από πλατφόρμες όπως το Stripe και το Paypal, να προσφέρει express check-in, να στέλνει αυτοματοποιημένα μηνύματα στον επισκέπτη ανάλογα το status της κράτησης ή ακόμα και να στήνει το μηνιαίο marketing plan με αυτόματη αποστολή προσφορών και newsletters.
Λόγω της χρήσης καινοτόμων εργαλείων, η επιχείρηση αναβαθμίζεται και η εμπειρία του πελάτη βελτιώνεται. Και φυσικά είναι πολύ πιθανό ο ικανοποιημένος πελάτης να θελήσει να τη μοιραστεί με τους φίλους του, αλλά και να επιστρέψει με την πρώτη ευκαιρία.
4. Διασφαλίζει την ποιότητα της πληροφορίας στη σύνδεση με 3rd parties
Οι τεχνολογικές εξελίξεις της τελευταίας δεκαετίας έχουν αλλάξει ριζικά κάθε επαγγελματικό κλάδο και, φυσικά, έχουν αφήσει το αποτύπωμά τους και στον κλάδο του τουρισμού. Εξωτερικές συνεργασίες δημιουργούν σχέσεις αλληλεξάρτησης με OTAs, online συστήματα διαχείρισης ολοκληρώνουν έγκαιρα και αυτόματα πληρωμές σε προσωπικό και προμηθευτές, ‘έξυπνες’ κλειδαριές smart locks ελέγχουν την πρόσβαση στα δωμάτια, συστήματα διαχείρισης (Reputation Management Systems, Revenue Management Systems) αποκωδικοποιούν την κοινή γνώμη, κρατούν στατιστικά και προβλέπουν τάσεις και τιμές, ενώ chatbots αναλαμβάνουν την εξυπηρέτηση πελατών.
Ένα hotel PMS μπορεί να δώσει στον ξενοδόχο τη δύναμη να ελέγχει, να επικαιροποιεί και να διαμορφώνει κάθε εισερχόμενη ή εξερχόμενη πληροφορία και να τη χρησιμοποιεί προς όφελός του για την αύξηση της πληρότητας του ξενοδοχείου του. Η πληροφορία αυτή μπορεί να αφορά στην ευελιξία του πλάνου κρατήσεων ανάλογα με την εποχή, στις προβολές διαθεσιμότητας, στον περιορισμό των displayed rooms ή στην προβολή τους ανάλογα με τα δημοφιλέστερα tags αναζήτησης, όπως location ή room types, ή ακόμα και στη διαμόρφωση σχετικού κειμένου που επικοινωνείται από συνεργάτες.
Τώρα που η πληροφορία είναι πιο πολύτιμη από ποτέ, ο έλεγχός της από την ‘πηγή’, δηλαδή την ίδια την επιχείρηση, κρίνεται αναγκαίος. Όσο και αν τα 3rd parties παίζουν καθοριστικό ρόλο στην ανάπτυξη και την προβολή ενός ξενοδοχείου, η ‘πηγή’ παραμένει υπεύθυνη για την εμπορική κατεύθυνση και, κυρίως, για την αξιοπιστία της παρεχόμενης πληροφορίας.
5. Προσφέρει προσωποποιημένες λύσεις
Η χρήση ενός cloud PMS προσφέρει απεριόριστες δυνατότητες σε έναν ξενοδόχο και του δίνει τον απόλυτο έλεγχο πάνω στα δεδομένα που αφορούν την επιχείρηση.
Σε συνεργασία με το τμήμα marketing και μέσω της άντλησης στατιστικών για το προφίλ των πελατών και τα trends που διαμορφώνονται στον κλάδο, ο επιχειρηματίας μπορεί να διαμορφώσει ένα επιτυχημένο brand identity, να επικοινωνήσει προσωποποιημένες προσφορές και να αναπτύξει υπηρεσίες που ανταποκρίνονται καλύτερα στο κοινό.
Επιπλέον, έχει τη δυνατότητα να στήσει από το μηδέν loyalty προγράμματα επιβράβευσης, να αυξήσει την αλληλεπίδραση μεταξύ ξενοδοχείου και πελάτη με welcome emails, να επιλύσει με ομαλό τρόπο τυχόν παράπονα και να αυτοματοποιήσει κομμάτια της επικοινωνίας, αυξάνοντας έτσι το engagement και την εμπιστοσύνη των πελατών προς την επιχείρηση.
*
Συνοψίζοντας
Ευκολία και ευελιξία στη διαχείριση, αποτελεσματικότητα και εκσυγχρονισμός στην εξυπηρέτηση, αμεσότητα και διαφάνεια στον καταμερισμό εργασιών. Αυτά είναι μόνο λίγα από τα οφέλη που μπορεί να προσφέρει ένα cloud PMS σε μια επιχείρηση του τομέα της φιλοξενίας.
Την εποχή του αυξημένου ανταγωνισμού και του value for money, όλα μετράνε στα μάτια του πελάτη που θέλει να αξιοποιήσει καλύτερα το budget του. Γι’ αυτό και η τεχνολογία ενός hotel PMS μπορεί να δώσει ένα σημαντικό προβάδισμα στον ξενοδόχο που θέλει να αυξήσει την πληρότητα του ξενοδοχείου του και την κερδοφορία της επιχείρησής του.