Τι πρέπει να έχετε υπ’ όψιν σας κατά τη διάρκεια των διαπραγματεύσεων με τους μεγάλους Tour Operators και έξυπνα tips για τα πλέον αποδοτικότερα και συμφέροντα συμβόλαια

Ένα από τα σημαντικότερα κομμάτια της τουριστικής σεζόν, είναι η χρονική περίοδος — συνήθως στη μέση του καλοκαιριού — κατά την οποία οι Tour Operators προχωράνε στο κλείσιμο δωματίων για την επόμενη σεζόν. Ο λόγος είναι απλός και βασίζεται αρχικά στον προγραμματισμό των θέσεων σε αεροπλάνα και στην συνέχεια στην υπογραφή συμβολαίων με τα ξενοδοχεία προκειμένου να καλυφθούν οι θέσεις αυτές.

Όσο απλά και αν φαίνονται αυτά, άλλο τόσο χρονοβόρα και πολύπλοκα είναι. Από την μεριά τους, οι Tour Operators συμβουλεύονται το τμήμα Marketing των εταιρειών τους, προκειμένου να ενημερωθούν για την αγορά στην οποία απευθύνονται και τις οποιεσδήποτε τοπικές εξελίξεις — οικονομικές, πολιτικές, ταραχές στην περιοχή, υπάρχοντες ανταγωνιστές κ.λπ. Έτσι, όταν φτάνει η στιγμή της διαπραγμάτευσης, το “Contracting” δηλαδή, είναι καθόλα έτοιμοι να πιέσουν κατά το μέτρο του δυνατού τους ξενοδόχους, στοχεύοντας στο να επιτύχουν το καλύτερο δυνατό αποτέλεσμα για αυτούς.

Το θέμα, όμως, είναι τι πρέπει να κάνουν και οι ξενοδόχοι από την πλευρά τους, έτσι ώστε μέσα από τις συνολικές διαπραγματεύσεις να προκύψει ένα όσο το δυνατόν καλύτερο αποτέλεσμα. Ας επικεντρωθούμε, λοιπόν, στο κομμάτι αυτό, παρουσιάζοντας κάποιες βασικές συμβουλές και έξυπνα tips που θα πρέπει να έχει ο ξενοδόχος υπ’ όψιν του κατά την διάρκεια των συζητήσεων:

Ποιες είναι οι βασικές ερωτήσεις που κάνουμε στον δυνητικό συνεργάτη Tour Operator;

Hotel Contracting | Hotelier Academy

Προκειμένου να κατανοήσουμε τη δυναμική αλλά και τις προθέσεις του εκάστοτε Tour Operator σε σχέση με το κατάλυμά μας, θα πρέπει να θέτουμε κάποια βασικά ερωτήματα κατά την διάρκεια των διαπραγματεύσεων. Τα ερωτήματα αυτά, εκτός από απαραίτητες και χρήσιμες πληροφορίες σχετικά με την επικείμενη συνεργασία, δείχνουν στον Tour Operator ότι το ξενοδοχείο απαρτίζεται από ανθρώπους που έχουν επίγνωση της αγοράς, ενώ παράλληλα ισχυροποιούν τη θέση του απέναντι στα διάφορα αιτήματα που ενδεχομένως να έχει.

 

Κάποια ενδεικτικά ερωτήματα, αποτελούν τα παρακάτω:

  • Πόσα δωμάτια θα χρειαστεί ή πόσα κρεβάτια
  • Ποιο θα είναι το διάστημα «allotment» αυτών των δωματίων
  • Ποια θα είναι η τιμή που θα συμφωνηθεί, λαμβάνοντας υπ’ όψιν πάντοτε την αύξηση του κόστους διαβίωσης αλλά και μια λογική εμπορική αύξηση
  • Τι προκαταβολή θα απαιτηθεί, πόσο τοις εκατό και πότε θα γίνει η πληρωμή
  • Ιστορικά στοιχεία για την περιοχή (materialization factor)

 

Ποιες είναι οι απαραίτητες πληροφορίες που θα πρέπει να δώσουμε στον Tour Operator;

Hotel Contracting | Hotelier Academy

Στο πλαίσιο των διαπραγματεύσεων και του διαλόγου με τον κάθε Tour Operator, το ξενοδοχείο θα πρέπει να διασαφηνίζει διάφορα κομβικά στοιχεία που άπτονται της λειτουργίας του αλλά και του γενικότερου πλαισίου μέσα στο οποίο αναπτύσσει τις διάφορες συνεργασίες του. Κάνοντας σαφή τα στοιχεία αυτά, όπως, π.χ., την πολιτική ακυρώσεων ή τις πρόσθετες παροχές που παρέχει στους πελάτες του, το ξενοδοχείο επιτρέπει στον Tour Operator να έχει μια πιο άμεση και ξεκάθαρη εικόνα και να προσαρμόσει τις προτάσεις του ανάλογα.

Μεταξύ άλλων, το ξενοδοχείο θα πρέπει να παρέχει τις παρακάτω πληροφορίες:

  • Πολιτική ακύρωσης και διάρκεια της release period του καταλύματός μας, καθώς και το ποσοστό της χρέωσης που υποχρεούται να πληρώσει ο Tour Operator
  • Ενημέρωση του Tour Operator για τις επίσημες τιμές (“Official Rates”) του ξενοδοχείου ή αλλιώς της “τιμής πόρτας”, όπως είθισται να λέγεται
  • Πιθανή πληρωμή του Tour Operator μέρους του κόστους διαφήμισης που θα κάνει για το ξενοδοχείο
  • Ενημέρωση για την ώρα που διατίθενται τα δωμάτια στην άφιξη (check in) και την ώρα που θα πρέπει να ελευθερώνονται (check out)
  • Ενημέρωση για πρόσθετες παροχές του ξενοδοχείου προς τους πελάτες, όπως ποτό καλωσορίσματος ή καλάθι φρούτων για τους επαναλαμβανόμενους πελάτες την ημέρα της άφιξης

Τι πρέπει να προσέχουμε κυρίως κατά την υπογραφή ενός καινούριου συμβολαίου με Tour Operator;

Hotel Contracting | Hotelier Academy

Τα συμβόλαια είναι απαραίτητα στην δουλειά μας, καθώς είναι αυτά που προστατεύουν την σχέση των δυο συμβαλλομένων καθ’ όλη τη διάρκεια της συνεργασίας τους.

Όσο πιο σύντομα δώσει ένα ξενοδοχείο όλες τις απαραίτητες πληροφορίες στους Tour Operators, τόσο πιο γρήγορα θα ανέβουν οι πληροφορίες αυτές στα αντίστοιχα συστήματά τους, κάνοντας την εξάπλωση της πληροφόρησης ακόμα πιο αποδοτική. Στην ενημέρωση θα πρέπει να υπογραμμιστεί η υπεραξία του προϊόντος που προσφέρουμε κάθε χρόνο, να αναφερθούν οι αλλαγές στο προϊόν καθώς και οτιδήποτε καινούριο/αναβαθμισμένο πρόκειται να προσφέρουμε στους πελάτες μας. Στο παρελθόν είχαμε δει και «επιθετικούς» όρους από πλευράς των Tour Operators, όπως το διαβόητο θέμα της δραχμής. Δεν θα ήταν παράλογο να αρχίσει να ζητείται από πλευράς Ξενοδόχων αυτή τη φορά κάποιου είδους εγγύηση ως προς τις καταβολές των χρημάτων.

 

Πολλοί Tour Operators — αλλά και αντιστρόφως, πολλοί ξενοδόχοι — επιθυμούν τα συμφωνητικά να συντάσσονται και να υπογράφονται σε δικά τους έντυπα. Σε αυτήν την περίπτωση, θα πρέπει να ελεγχθούν ενδελεχώς για την αποφυγή λαθών, αλλά και να διαβαστούν προσεκτικά οι ειδικοί όροι, προκειμένου να είναι αποδεκτοί και από τις δυο πλευρές και έτσι η συνεργασία να έχει θετικό αποτέλεσμα. Και, όπως πάντα, θα πρέπει να δίνεται τεράστια προσοχή στα λεγόμενα “μικρά γράμματα”.

 

Συνοψίζοντας,

Είναι γεγονός ότι η δομή του τουρισμού άλλαξε και θα αλλάξει ακόμη περισσότερο στα επόμενα χρόνια. Οι Tour Operators ήταν και θα είναι πολύ σημαντικοί παράγοντες για την πορεία των Ξενοδοχείων και των Resorts, αλλά η τάση πλέον είναι πτωτική και πολλές συνεργασίες εγκυμονούν κινδύνους ακόμη και από οργανισμούς που φαινομενικά είναι  σταθεροί και αξιόπιστοι. Η λύση είναι μονόδρομος για όλους και αφορά μεγαλύτερη διασπορά της δουλειάς, μεγάλο βάρος στο Online κομμάτι, το οποίο είναι αυτό που έχει δημιουργήσει τα μεγαλύτερα προβλήματα στους Tour Operators, έμφαση στο Marketing (online & offline) και στην δημιουργία Concept για το κάθε Ξενοδοχείο. Αυτό δεν σημαίνει σε καμία περίπτωση ότι θα πρέπει να αποκλειστούν οι Tour Operators, αλλά θα πρέπει να διασφαλιστεί ότι η πορεία ενός ξενοδοχείου δεν θα εξαρτάται από την οικονομική κατάσταση ενός ή περισσοτέρων Tour Operators. Παράλληλα, η απώλεια της εξάρτησης από τους Tour Operators τους αφαιρεί το διαπραγματευτικό πλεονέκτημα στην περίοδο του contracting για μειωμένες τιμές.

Όλα αυτά βέβαια σημαίνουν ότι οι ξενοδόχοι θα πρέπει πλέον να ασχολούνται και με τα έσοδα καθ’ όλη την διάρκεια του έτους και όχι μόνο την περίοδο του contracting, εκτός από την διαχείριση των εξόδων που έκαναν μέχρι σήμερα καθώς το θέμα πώλησης δωματίων είχε λυθεί με ένα-δυο μεγάλα συμβόλαια.