Δείτε έξυπνα Tips για το πώς μπορούν οι συνεδριακοί χώροι, αλλά και οι αίθουσες εκδηλώσεων ξενοδοχείων, να επιβιώσουν την εποχή του COVID-19 και της κοινωνικής απόστασης.

12 mins read

Στη συζήτηση γύρω από αυτή την τρέχουσα πραγματικότητα, στον κλάδο των εκδηλώσεων, σημαντικό ρόλο πρέπει να έχει και η ουσία πίσω από τις αιτίες που οδήγησαν τα επαγγελματικά συνέδρια στο virtual κόσμο, καθώς η πανδημία δεν ήταν η μόνη. Η μείωση των προϋπολογισμών των φαρμακευτικών εταιρειών μετά την οικονομική κρίση στο τέλος του 2010, αλλά και η ανάγκη μείωσης εκπομπών διοξειδίου του άνθρακα στα πλαίσια άμβλυνσης της κλιματικής αλλαγής, είναι δύο ακόμα πυλώνες που επηρεάζουν εδώ και καιρό τον τομέα του συνεδριακού τουρισμού. Κάποιοι μίλησαν και για τη θετική χροιά στα νέα δεδομένα, δηλαδή τον εκδημοκρατισμό της γνώσης. Η νέα πραγματικότητα δίνει πρόσβαση σε πολλά περισσότερα άτομα από όλο τον πλανήτη, ενώ η παλαιότερη σε ορισμένες περιπτώσεις, μείωνε τους συμμετέχοντες μόνο σε αυτούς που είχαν τη δυνατότητα να χρεωθούν τα κόστη του ταξιδιού ή να βρουν χρηματοδότη. Ορισμένοι άλλοι στάθηκαν στο γεγονός ότι η απόσταση σβήνει την όποια ανασφάλεια μπορεί να νιώθει κάποιος να συστηθεί σε τρίτους ή να κάνει ερωτήσεις σε έναν επιστημονικό ομιλητή. Το chat room ή το raise hand διευκολύνουν όσους έχουν έμφυτη συστολή, δημιουργώντας ένα είδος «δίκαιου» κόσμου.

Φτάνοντας στον τίτλο του άρθρου και ενώ υπάρχει ροή πληροφορίας για πολλά ζητήματα σχετικά με την αγορά των συνεδριακών εκδηλώσεων, υπάρχουν ταυτόχρονα και πολλά ερωτηματικά για το πώς θα εξελιχθεί ο κλάδος στον οποίο ανήκουν πολλά παρακλάδια του τουρισμού και της εστίασης. Οι οδηγίες ανάλογα με την περίοδο και τις εξελίξεις τροποποιούνται. Ορισμένοι έχουν ίσως λάβει τη δύσκολη απόφαση να κλείσουν προσωρινά την όποια επιχειρηματική τους δραστηριότητα μέχρι όλα να επανέλθουν. Σε αυτό το άρθρο ωστόσο, θα παρουσιαστούν έξυπνα Tips για το πώς θα καταφέρουν οι συνεδριακοί χώροι και οι αίθουσες εκδηλώσεων των ξενοδοχείων να επιβιώσουν στη νέα εποχή της κοινωνικής απόστασης.

TIP #1 – Η παρουσία του χώρου εκδηλώσεων ενός ξενοδοχείου μέσα από τα social media, είναι απαραίτητη και καθοριστική

Είτε πρόκειται για ξενοδοχείο με μία ή περισσότερες αίθουσες εκδηλώσεων, είτε για χώρο που ασχολείται αποκλειστικά με αυτό το θέμα, η οδηγία είναι η ίδια. Η παρουσία σας στο διαδίκτυο πρέπει να παραμείνει ζωντανή, σε όλα τα μέσα, να είναι σύγχρονη και ενδιαφέρουσα, καθώς με τον τρόπο αυτό θα παροσελκύσετε τους επικείμενους πελάτες σας Αν η αίθουσα εκδηλώσεών σας φημίζεται για την εκπληκτική της θέα στον Σαρωνικό ή για τον υπερσύγχρονο ηχοφωτιστικό εξοπλισμό της ή για τον εκπληκτικό κήπο της, τώρα είναι η κατάλληλη στιγμή για να το θυμίσετε στο αγοραστικό κοινό σας. Επίσης, εάν η ομάδα του F&B τμήματος του ξενοδοχείου σας έχει τιμηθεί με διεθνείς θετικές κριτικές ή ό,τι άλλο είναι αυτό που αποτελεί την ξεχωριστή ταυτότητά σας στην αγορά, οφείλετε να το παρουσιάζετε είτε μέσω των social media τους καταλύματός σας είτε μέσω ενός εβδομαδιαίου ή μηνιαίου newsletter. Είναι η στιγμή να τονίσετε τα «δυνατά σας σημεία» και να δημιουργήσετε ένα όμορφο «παραμύθι», που θα προκαλεί ανυπομονησία και θα αυξήσει το brand awareness σας!

Το digital φωτογραφικό υλικό, αλλά και το λεκτικό storytelling, απαιτεί σημαντική γνώση για να λειτουργήσει εποικοδομητικά. Σας συμβουλεύουμε να εμπιστευτείτε έναν επαγγελματία των social media για να αναλάβει αυτό το έργο, ώστε να πετύχετε το μέγιστο αποτέλεσμα σε βάθος χρόνου.

*Sponsored

Εξειδικευμένη σειρά σεμιναρίων για στελέχη και προσωπικό Ξενοδοχείων, από τη Hotelier Academy!

Η Hotelier Academy, παρέχει τη δυνατότητα σε ξενοδόχους, επαγγελματίες του τουρισμού, αλλά και σε όσους ενδιαφέρονται να εξειδικευτούν σε θέματα Τουρισμού, να παρακολουθήσουν το Hotel Staff Pre-Opening School που θα πραγματοποιηθεί από 05 Μαΐου έως 01 Ιουνίου 2021. Στο πλαίσιο του online event, θα παρουσιαστούν θεματολογίες γύρω από 5 βασικές ενότητες: Digital Marketing, Operation & Management, Online Sales, F&B & Front Office.

Πώς λειτουργεί;

  1. Ενεργοποίησε την Ετήσια Συνδρομή σου
  2. Εγγράψου στα Ζωντανά Ξενοδοχειακά Σεμινάρια της επιλογής σου
  3. Παρακολούθησέ τα μέσω Live Streaming
  4. Ολοκλήρωσε το Τest Κατανόησης
  5. Λάβε Βεβαίωση Παρακολούθησης

Εάν έχεις ξενοδοχείο και επιθυμείς να λάβει το προσωπικό σου πρόσβαση σε όλα τα Hotel Seminars αλλά και στο Hotel Staff Pre-Opening School που διοργανώνει η Hotelier Academy, επικοινώνησε μαζί μας, για να συζητήσουμε τις εκπαιδευτικές ανάγκες του ξενοδοχείου σας, αλλά και για να ενημερωθείτε για τα διαθέσιμα πακέτα εκπαίδευσης!

ΜΑΘΕ ΠΕΡΙΣΣΟΤΕΡΑ

Επικοινωνήστε μαζί μας για να μάθετε πώς μπορείτε να εκπαιδεύσετε το προσωπικό του ξενοδοχείου σας μέσω της Hotelier Academy

TIP #2 – Διατηρήστε την επαφή σας με τους επικείμενους πελάτες σας και φροντίστε να έχετε μία ενεργή παρουσία, έτσι ώστε να είσαστε προετοιμασμένοι όταν επιτραπούν οι «offline» εκδηλώσεις ξανά!

Κρατήστε επαφή με τους πελάτες σας, όχι μόνο με όσους υλοποίησαν μία εκδήλωση σε κάποιον από τους χώρους του ξενοδοχείου σας, αλλά και με όσους ενδιαφέρθηκαν να συνεργαστούν μαζί σας ή έλαβαν προσφορά από εσάς πριν από την πανδημία. Μιλήστε μαζί τους, δείτε σε τι φάση βρίσκεται και η δική τους επιχείρηση και βολιδοσκοπήστε τα μελλοντικά τους σχέδια. Μοιραστείτε μαζί τους έξυπνα newsletters με θεματικές που να υπενθυμίζουν τα πλεονεκτήματα των χώρων σας. Πιο συγκεκριμένα μοιραστείτε μαζί τους τη μυστική συνταγή του πιο δημοφιλούς πιάτου του chef σας για το 2021, ανεβάστε μία άγνωστη ιστορία της τοπικής κουλτούρας της περιοχής που εδρεύετε ή ζητήστε από ένα ζευγάρι που οργάνωσε τη δεξίωση του στο παρελθόν στο ξενοδοχείο σας να μοιραστεί μία αξιοσημείωτη ιστορία της εκδήλωσής τους ή δημιουργήστε testimonial videos από την καλή συνεργασία που είχαν διάφοροι πελάτες σας, με κάποιον συνεργάτη σας πχ τον maître ή τον event manager.

TIP #3 – Γίνετε μέλος ενός φορέα ευρύτερης εκπροσώπησης επαγγελματικών δικαιωμάτων και ανταλλάξτε ιδέες με άλλους επαγγελματίες του χώρου. Αυτό θα σας δώσει έμπνευση και νέες ιδέες για το πώς να διαχειριστεί το ξενοδοχείο σας αυτή τη νέα πραγματικότητα.

Meeting Professionals International (MPI) ή αλλιώς ο μεγαλύτερος σύνδεσμος διοργανωτών εκδηλώσεων παγκοσμίως και ο πιο ενεργός φορέας στη διεκδίκηση των δικαιωμάτων των επαγγελματιών του κλάδου. Ο συγκεκριμένος φορέας, κατάφερε παρ’ όλες τις αναβολές να διοργανώσει το παγκόσμιο συνέδριό του στο Τέξας, τον Νοέμβριο του 2020, συνδυάζοντας πετυχημένα ένα συνέδριο δύο ταχυτήτων που έδινε στους συμμετέχοντες τη δυνατότητα συμμετοχής τόσο δια ζώσης, όσο και μέσω διαδικτύου, διαφημίζοντας διακριτικά, τα πλεονεκτήματα της κάθε περίπτωσης. Τον τελευταίο χρόνο οι επαγγελματίες των events σε όλες τις χώρες κινητοποιήθηκαν και ακόμα και αν δεν είχαν σύλλογο να τους εκπροσωπεί δημιούργησαν ένα. Δεν είναι ανάγκη ο σύλλογος που αναζητάτε να είναι 100% άμεσα σχετικός με εσάς — ακόμα και παρεμφερείς σύλλογοι μπορούν να φανούν χρήσιμοι. Γνωρίστε τα μέλη τους, επικοινωνήστε μαζί τους και δικτυωθείτε! (ενδεικτικές περιπτώσεις εντός Ελλάδος: Greek Destination Planners Association – GDPA, Hellenic Association of Professional Congress Organizers– HAPCO, Convention & Visitors Bureau κ.ά.)

ΤΙΡ #4 – Δεχτείτε τις αλλαγές της εποχής σε νομικά και ιατρικά επίπεδα και ακολουθήστε τις μέσω Risk Assessment ενέργειες που έχουν θεσπιστεί

Η νέα εποχή πρέπει να σας βρει προετοιμασμένους. Τόσο σε νομικό επίπεδο όσο και σε επίπεδο ευρύτερης ασφάλειας εγκαταστάσεων. Ο λεγόμενος όρος ακύρωσης ή αναβολής εξαιτίας αιτιών έκτακτης ανάγκης (force majeure) γίνεται πλέον πολύ δημοφιλής και πρέπει να συμπεριληφθεί στα νέα σας συμβόλαια με τους πελάτες. Ενέργειες ευρύτερης προστασίας χώρου και εργαζομένων μέσω Risk Assessment, που τηρούνται εδώ και χρόνια σε πολλές χώρες του εξωτερικού γίνονται και για την Ελλάδα σιγά σιγά υποχρεωτικές. Τώρα ήρθε η ώρα ένας ή περισσότεροι συνεργάτες σας να λάβουν σχετική πιστοποίηση, ώστε να εκτελούνται ενέργειες Risk assessment εσωτερικά χωρίς να χρειάζεται να δώσετε το έργο σε εξωτερικούς εταιρίες

  • Αναζητήστε ιατρό συνεργάτη, εντοπίστε το κοντινότερο νοσοκομείο στην περιοχή σας και συμβουλευθείτε τους αρμόδιους, ώστε να ξέρετε τι κινήσεις πρέπει να κάνετε σε περίπτωση έκτακτων περιστατικών ή ακόμα καλύτερα προσλάβετε ιατρό ως μόνιμο υπάλληλο στην επιχείρηση σας ώστε να μπορεί να διαχειρίζεται άμεσα οποιοδήποτε περιστατικό.
  • Αναζητήστε ασφαλιστικό σύμβουλο και ενημερωθείτε για όλες τις δυνατότητες ασφάλισης εκδηλώσεων (insurance) που μπορείτε να παρέχετε εσείς στους πελάτες σας. Θεωρείται δεδομένο ότι εξαιτίας των εξελίξεων της νέας εποχής, οι περισσότεροι event planners θα επιβάλουν στους πελάτες τους να προχωρήσουν σε ασφαλιστήρια συμβόλαια.
  • Παρακολουθήστε την τρέχουσα νομοθεσία της χώρας σας για τους χώρους εκδηλώσεων και προσαρμοστείτε στα δεδομένα ακόμα και αν αυτά σας ξενίζουν. Για παράδειγμα το ζήτημα των θαλάμων θερμομέτρησης (thermal scanning) φαίνεται πως ήρθε για να μείνει, οπότε αναζητήστε εγκαίρως τις οδηγίες για εγκατάστασή του. Ενημερώστε τα social media της εταιρείας σας ότι τηρείτε 100% τους κανόνες που ορίζουν οι νόμοι, όχι γιατί είστε υποχρεωμένοι αλλά και γιατί νοιάζεστε για την ευρύτερη ασφάλεια των πελατών, αλλά και των εργαζομένων σας. Παράλληλα, εκπαιδεύεστε το προσωπικό σας, ώστε να τηρεί ευλαβικά τα μέτρα, όχι από υποχρέωση αλλά από άποψη, αισθητική, παιδεία και κουλτούρα.

ΤΙΡ #5 – Επαναπροσδιορίστε τους τιμοκαταλόγους σας και γίνετε πιο ευέλικτοι στις παροχές προς τους επικείμενους πελάτες σας

Είναι πιθανό με την τρέχουσα κατάσταση, να μειωθεί ο τζίρος σας και λόγω αυτού, θα ήταν προτιμότερο, ο προϋπολογισμός σας, να προσαρμοστεί σε αυτή την πραγματικότητα, για την επόμενη διετία. Βασική πηγή κέρδους είναι φυσικά οι υπηρεσίες food & beverage που, εφόσον οι μελλοντικές εκδηλώσεις θα έχουν λιγότερα άτομα, είναι αναμενόμενο ότι θα έχει φύρα. Αυτό, ωστόσο δε σημαίνει ότι η μείωση των ατόμων λειτουργεί αναλογικά και στον τομέα του catering. Ναι μεν θα μειωθούν οι συμμετέχοντες, αλλά οι ποιοτικές ανάγκες σε πρώτη ύλη (βιολογικά, αυθεντικά υλικά, gluten free, vegan κτλ.) θα αυξηθούν, αυξάνοντας ουσιαστικά το κόστος παραγωγής των γευμάτων, αλλά και την τελική χρέωση προς τον πελάτη. Ακόμα και οι ατομικές συσκευασίες που προστατεύουν τα προϊόντα, θα αναγκάσουν τους επαγγελματίες σε επιπλέον έξοδα για τη δημιουργία τους. Όλα αυτά, θα πρέπει να υπολογιστούν προσεκτικά προτού δημοσιευθούν οι νέες χρεώσεις ενός χώρου εκδηλώσεων για τα επόμενα έτη, αλλά σε κάθε περίπτωση θα είναι σημαντικό να υπάρχει ευελιξία στις τιμολογήσεις, αλλά και εκπτωτική πολιτική όπου χρειαστεί.

ΤΙΡ #6 – Συμβουλευτείτε έναν αρχιτέκτονα και διαμορφώστε καταλλήλως τους χώρους εκδηλώσεων του ξενοδοχείου σας σύμφωνα με τα νέα δεδομένα της «κοινωνικής απόστασης»

Ενδεχομένως η νέα εποχή να επιτάσσει τη δημιουργία μεγαλύτερων χώρων εκδηλώσεων για να μπορούν οι συμμετέχοντες να παρευρίσκονται με ασφάλεια. Αυτό, ίσως σας αναγκάσει να αλλάξετε τη διάταξη των χώρων που προτείνετε για εκδηλώσεις και να πρέπει να επανασχεδιάσετε με κάποιον επαγγελματία, την αρχιτεκτονική διάταξη των εγκαταστάσεών σας. Ακόμα και αν δεν υλοποιήσετε τώρα κάτι τέτοιο, πρέπει να είστε έτοιμοι αν παραστεί ανάγκη μελλοντικά. Είναι σημαντικό να έχετε υλοποιήσει εγκαίρως τις όποιες αλλαγές μπορεί να χρειαστεί ο χώρος σας.

ΤΙΡ #7 – Βελτιώστε τις τεχνολογικές σας υποδομές και προετοιμαστείτε για τη νέα virtual εποχή

Βελτιώστε τις τεχνικές υποδομές της αίθουσας εκδηλώσεών σας, ώστε να εξυπηρετηθεί η νέα virtual εποχή. Eντοπίστε κατάλληλους συνεργάτες που θα θέσουν τις προδιαγραφές για το πιο τέλειο live streaming, μεγιστοποιήστε τις ταχύτητες του internet, βελτιώστε τις ηχητικές εγκαταστάσεις και ενημερωθείτε για όλα τα νέα εργαλεία (applications) ταυτόχρονης υλοποίησης εκδηλώσεων σε φυσικό και διαδικτυακό περιβάλλον.

ΤΙΡ #8 – Παρακολουθήστε τις παγκόσμιες έρευνες και τάσεις στη διοργάνωση εκδηλώσεων

Οι πιο πρόσφατες έρευνες σχετικών φορέων αποδεικνύουν ότι η πανδημία οδηγεί σε μοντέλα που προωθούν την ισότιμη και ασφαλή διαδικασία, που δίνει το δικαίωμα για γνώση σε όλους. Αυτό σημαίνει, ότι όλοι έχουν πρόσβαση, χωρίς εμπόδια οικονομικά, απόστασης, υγείας, φύλου και ηλικίας. Οπότε πρέπει να δεχτούμε ως δεδομένο ότι τα virtual events ήρθαν για να μείνουν. Ήδη η Ευρωπαϊκή ένωση φαίνεται πως σχεδιάζει αρκετά νέα μέτρα χρηματοδότησης και δουλεύει γύρω από ένα πλάνο. Παράλληλα, η παλαιότερη τάση του πράσινου τουρισμού θα γίνει υποχρεωτικό δεδομένο και η προστασία του περιβάλλοντος προτεραιότητα όλων. Η διαδικασία sustainability (βιωσιμότητα) είναι σοβαρή και αφορά επιστήμονες, τους οποίους πρέπει να συμβουλευτείτε, ώστε να ορίσετε την εταιρική σας πρακτική και σε αυτό το κομβικό ζήτημα επιβίωσης.

Το αισιόδοξο συμπέρασμα


Τα στατιστικά είναι υπέρ των επαγγελματιών του κλάδου του συνεδριακού τουρισμού! Η παρατεταμένη περίοδος εργασίας από το σπίτι έχει κάνει το 78% των Αμερικανών και τη μεγαλύτερη μερίδα Ευρωπαίων, δικαίως να λένε ότι έχουν πλέον την πρόθεση να συμμετέχουν σε όσο περισσότερες εκδηλώσεις και συνέδρια μπορούν, μόλις λήξει η απειλή του COVID-19. Είναι επιπλέον απόλυτα πρόθυμοι να ταξιδέψουν για να έρθουν σε επαφή με ανθρώπους από άλλες χώρες, γιατί πλέον κάτι τέτοιο αποτελεί για αυτούς ουσιαστική προσωπική ανάγκη.   Παρόλο που καθημερινά ακούμε νέες οδηγίες και υγειονομικά πρωτόκολλα να ανακοινώνονται -με την ταχύτητα εναλλαγής τους να προκαλεί μεγάλο άγχος  στους ιδιοκτήτες χώρων εκδηλώσεων- δεν μπορεί  αυτό το γεγονός να λειτουργήσει αποτρεπτικά. Ας δούμε λοιπόν την τρέχουσα περίοδο ως χρόνο ικανής προετοιμασίας για μία νέα εποχή που προασπίζει το δικαίωμα στην ασφάλεια και στην προσωποποιημένη εξυπηρέτηση, που θέτει στο επίκεντρο, τον άνθρωπο.

*Sponsored

Ετήσια Εκπαίδευση Ξενοδόχων από τη Hotelier Academy!

Η Hotelier Academy, παρέχει τη δυνατότητα σε ξενοδόχους, επαγγελματίες του τουρισμού, αλλά και σε όσους ενδιαφέρονται να εξειδικευτούν σε θέματα Τουρισμού, να ενεργοποιήσουν την ετήσια συνδρομή τους στην εκπαιδευτική πλατφόρμα της Hotelier Academy.

Τι περιλαμβάνει;

  • Πρόσβαση σε όλα τα Ζωντανά Ξενοδοχειακά Σεμινάρια κάθε μήνα
  • Πρόσβαση σε Tutorials & Roleplaying Training
  • Πρόσβαση στο πλήρες περιεχόμενο των Recorded Δωρεάν Webinars της Hotelier Academy που έχουν γίνει στο παρελθόν.
  • Δυνατότητα άμεσης επαφής με τους Instructors αλλά και λήψεις σχετικών βεβαιώσεων παρακολούθησης για ενίσχυση του βιογραφικού σας.
  • Συμμετοχή στο Hotel Staff Pre-Opening School που θα γίνει 05 Μαΐου – 01 Ιουνίου 2021 για την προετοιμασία της ερχόμενης σεζόν, αλλά και Priority Registration στα Δωρεάν Ξενοδοχειακά Webinars τον Μάρτιο 2021.

Ενεργοποίησε την ετήσια συνδρομή σου και λάβε ένα προσωποποιημένο πλάνο για την προσωπική εξέλιξή σου!

ΕΝΕΡΓΟΠΟΙΗΣΕ ΤΗ ΣΥΝΔΡΟΜΗ ΣΟΥ

Επικοινωνήστε μαζί μας για να μάθετε πώς μπορείτε να εκπαιδεύσετε το προσωπικό του ξενοδοχείου σας μέσω της Hotelier Academy