Μάθετε τα κριτήρια που πρέπει να λάβετε υπ’ όψιν σας κατά την επιλογή ενός PMS και ποιες είναι οι υπηρεσίες που καθιστούν το PMS απαραίτητο ακόμη και για μικρά καταλύματα!

8 mins read

To PMS αποτελεί τον πυρήνα κάθε ξενοδοχειακής μονάδας που συγκεντρώνει όλες τις διαδικαστικές λειτουργίες της σε ένα σημείο, επιτρέποντας έτσι την ευκολότερη διαχείρισή της. Βεβαίως, επικρατεί μία λανθασμένη αντίληψη ότι το PMS είναι χρήσιμο μόνο για μεγαλύτερου τύπου καταλύματα, με αποτέλεσμα τα περισσότερα μικρά καταλύματα και βίλες να προτιμούν ακόμη τα παραδοσιακά excels ή ακόμη και γραφειοκρατικές διαδικασίες για τη διαχείριση των κρατήσεών τους.

Ωστόσο, τα τελευταία χρόνια, όλο και περισσότεροι ταξιδιώτες αποζητούν μία πιο προσωποποιημένη εμπειρία διαμονής από τα μικρότερα καταλύματα, με αποτέλεσμα οι ξενοδόχοι να χρειάζεται να επενδύουν περισσότερο χρόνο στην ανάπτυξη σχέσεων με τους επισκέπτες τους και στη βελτιστοποίηση των υπηρεσιών τους παρά στη διεκπεραίωση των διαδικαστικών λειτουργιών. Για αυτό και πλέον θεωρείται απαραίτητο ακόμη και τα μικρότερα καταλύματα να επενδύουν σε ένα καλό PMS.

Ποια είναι τα κριτήρια επιλογής ενός PMS για ένα μικρό κατάλυμα;

Η επιλογή του PMS θα πρέπει να γίνεται πολύ προσεκτικά και πάντοτε με γνώμονα τις ανάγκες του κάθε καταλύματος. Οι κύριοι συντελεστές που θα πρέπει να λαμβάνονται υπ’ όψιν κατά την επιλογή ενός PMS είναι:

Το κόστος: Συνήθως τα PMS λειτουργούν σε συνδρομητική βάση, ενώ υπάρχουν και διάφορες επιπλέον χρεώσεις που δεν συμπεριλαμβάνονται στην αρχική τιμή, όπως είναι το κόστος εκπαίδευσης ή της εγκατάστασης του server (σε περίπτωση που δεν είναι cloud-based).

Οι διαθέσιμες υπηρεσίες: Οι υπηρεσίες που έχει ανάγκη ένα μικρό κατάλυμα είναι συνήθως περιορισμένες λόγω μεγέθους. Για αυτό θα πρέπει να κάνετε έναν έλεγχο των διαθέσιμων υπηρεσιών, οι οποίες και θα πρέπει να αξιολογούνται σύμφωνα τις υπηρεσίες που χρειάζεται το ξενοδοχείο σας.

Η ασφάλεια: Πάρα πολύ σημαντικός παράγοντας το PMS να είναι ασφαλές και να παρέχει υψηλή προστασία. Καθώς στο PMS θα επεξεργάζεστε ευαίσθητα προσωπικά και οικονομικά στοιχεία δικά σας και πελατών, θα πρέπει να είστε πλήρως προστατευμένοι από απρόοπτες επιθέσεις hackers.

Αυτά είναι τα βασικά κριτήρια επιλογής ενός PMS. Σε περίπτωση που τα λάβετε υπ’ όψιν σας, θα κάνετε σίγουρα μία καλή επιλογή.

Δείτε λοιπόν αναλυτικά, τα πλεονεκτήματα ενός PMS, αλλά και τους λόγους που είναι απαραίτητο για κάθε κατάλυμα ανεξαρτήτως μεγέθους.

Διευκολύνει τις front-desk διαδικασίες και κατ’ επέκταση τη διαχείριση των κρατήσεων

Μπορεί ένα κατάλυμα μικρού μεγέθους να λαμβάνει έναν καθορισμένο αριθμό κρατήσεων λόγω του χαμηλού αριθμού δωματίων, αλλά η διαδικασία διαχείρισης των κρατήσεων παραμένει εξίσου χρονοβόρα, καθώς οι κρατήσεις αποτελούν μία συνεχώς μεταβαλλόμενη μεταβλητή και το ποσοστό απροόπτων είναι υψηλό.

Συγκεντρώνοντας όλες τις front-desk διαδικασίες της reception σε ένα μέρος, το PMS καθιστά ευκολότερο τον έλεγχό τους ενώ ταυτόχρονα αυτοματοποιεί κάποιες χρονοβόρες διαδικασίες, όπως την ενημέρωση του συστήματος για νέες κρατήσεις, για τυχόν ακυρώσεις ή ακόμη και για αλλαγές στη πολιτική ακυρώσεων.

Συνήθως, οι κρατήσεις στα PMS εμφανίζονται σε ένα ημερολόγιο έτσι ο έλεγχος να γίνεται γρήγορα και αποτελεσματικά. Φυσικά, όλα τα παραπάνω συντελούν στη μείωση του παράγοντα ανθρώπινου λάθους.

*Sponsored

Epsilon Hospitality, η απόλυτη λύση στον κλάδο της φιλοξενίας!

Οι εφαρμογές PYLON Hospitality & hoteliga PMS, της εταιρείας Epsilon Hospitality, απαντούν σε όλες τις ανάγκες των επαγγελματιών του κλάδου της φιλοξενίας και παρέχουν λύσεις για κάθε μορφής κατάλυμα.

Το PYLON Hospitality παρέχει:

► Πλήρη μηχανογράφηση με ένα προϊόν

► Σύνδεση με Hotel/Guest App (Exclusivi App, m-hospitality & OCG360)

► Warehouse Management System

► Mobile διαχείριση

Η Εφαρμογή της hoteliga PMS παρέχει:

► All in one solution- PMS & Booking Engine & Channel Manager

► Διασύνδεση με τρίτες εφαρμογές (API)

► Διασυνδέσεις με τρίτα συστήματα πχ. Passport scanner, Mobile check in, POS κλπ.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με το πώς μπορείτε να αποκτήσετε τις λύσεις που προσφέρει η Epsilon Hospitality, επικοινωνήστε στο horeca.sales@epsilonnet.gr.

ΔΙΑΒΑΣΤΕ ΠΕΡΙΣΣΟΤΕΡΑ

Απελευθερώνει χρόνο για πιο σημαντικές εργασίες όπως είναι η βελτιστοποίηση των υπηρεσιών του ξενοδοχείου

Η δουλειά του ξενοδόχου σε ένα μικρό κατάλυμα είναι απαιτητική. Είθισται να είναι o «άνθρωπος για όλες τις δουλείες» αναλαμβάνοντας από το καλωσόρισμα των επισκεπτών και το check in, μέχρι τη διευθέτηση τυχόν απροόπτων και την επιμέλεια της συνολικής εμπειρίας του επισκέπτη. Είναι λοιπόν σαφές ότι οι διαδικαστικές λειτουργίες θα πρέπει να καταλαμβάνουν ελάχιστο χώρο στο πρόγραμμα του.

Το PMS συμβάλει στην οργάνωση των διαδικασιών καθιστώντας ευκολότερη τη διεκπεραίωση τους, με αποτέλεσμα να μειώνεται ο χρόνος που θα πρέπει να επενδύετε για την οργάνωση του ξενοδοχείου. Έτσι, θα έχετε περισσότερο χρόνο να αφιερώσετε στη βελτιστοποίηση των υπηρεσιών σας, αλλά και στη παροχή μίας πιο προσωποποιημένης εμπειρίας στους επισκέπτες σας.

Άλλωστε, ένας από τους λόγους που πολλοί ταξιδιώτες πλέον προτιμούν μικρότερα καταλύματα για τη διαμονή τους, είναι λόγω του προσωποποιημένου service που λαμβάνουν σε αυτά, σε αντίθεση με τα μεγαλύτερα καταλύματα που η εμπειρία διαμονής είναι πιο απρόσωπη.

Επιτρέπει την εύκολη διαχείριση των τρίτων καναλιών και την αυτόματη ενημέρωση του συστήματος για νέες κρατήσεις

 

Με την αυξανομένη χρήση του διαδικτύου για τον προγραμματισμό των ταξιδιών, είναι πλέον αναγκαίο κάθε ξενοδοχείο να διαθέτει προφίλ σε τρίτα κανάλια όπως OTAS, Review Websites, Metasearch Engines, καθώς είναι τα μέσα στα απευθύνονται οι περισσότεροι ταξιδιώτες για την εύρεση ξενοδοχείων.

Η δημιουργία προφίλ σε τρίτα μέσα συνεπάγεται με αυξημένο όγκο εργασίας για τον ξενοδόχο, ο οποίος θα πρέπει να ενημερώνει το κάθε προφίλ χειροκίνητα. Ενώ, καθώς στα περισσότερα τρίτα μέσα υπάρχει η επιλογή online κράτησης, θα πρέπει να βρίσκεται συνεχώς σε εγρήγορση για τυχόν νέες κρατήσεις, αλλαγές στις τιμές ή ακόμη και στη πολιτική ακυρώσεων του ξενοδοχείου.

Τα PMS αυτοματοποιούν τη διαδικασία ενημέρωσης των τρίτων καναλιών μέσω μίας αμφίδρομης σύνδεσης με τον Channel Manager του ξενοδοχείου ή ακόμη άμεσα και με τα τρίτα μέσα ενημερώνοντας τη διαθεσιμότητα, τις τιμές και την πολιτική ακυρώσεων, αυτόματα και χωρίς καμία ανάμιξη από τον ξενοδόχο.

Παρέχει χρήσιμα εργαλεία που συμβάλλουν άμεσα στην εμπειρία των επισκεπτών ενώ καθιστά ευκολότερη την επικοινωνία μαζί τους

Κάθε PMS προσφέρει και μία σειρά από επιπλέον εργαλεία, κάποια από τα οποία συμβάλλουν άμεσα στη βελτίωση της εμπειρίας του επισκέπτη. Με τη βοήθεια ενός PMS, μπορείτε για παράδειγμα να προγραμματίσετε ειδικά mails για να λαμβάνουν οι επισκέπτες σας πριν, κατά τη διάρκεια ή και μετά την άφιξη τους στο κατάλυμα.

Ταυτόχρονα, ένα PMS μπορεί να σας παρέχει και άλλες προηγμένες δυνατότητες όπως απομακρυσμένο check-in, απομακρυσμένη ενημέρωση του συστήματος σε περίπτωση απροόπτου, πλήρη έλεγχο των κρατήσεων ανά πάσα στιγμή, διαχείριση των υπολοίπων τμημάτων του ξενοδοχείου όπως το Housekeeping και το εστιατόριο, ή ακόμη και πλήρη διαχείριση του εστιατορίου.

Παρέχει ειδικά στατιστικά για τη βελτιστοποίηση των υπηρεσιών του ξενοδοχείου.

Τελευταίο χαρακτηριστικό αλλά εξίσου σημαντικό με τα υπόλοιπα είναι η παροχή στατιστικών, τα οποία μπορούν να χρησιμοποιηθούν για τον εντοπισμό των αδυναμιών του καταλύματος και τη βελτίωσή του. Ένα καλό PMS μπορεί να προσφέρει όλων των ειδών στατιστικά όπως τα μέσα από τα οποία προέρχονται οι κρατήσεις, ποσοστά ακυρώσεων, ROI δεδομένα, και άλλα χρήσιμα στατιστικά για την αναβάθμιση του ξενοδοχείου σας.

Συνοψίζοντας

Αυτές είναι, λοιπόν, οι κύριες λειτουργίες ενός PMS που θα διευκολύνουν σημαντικά το έργο σας και θα μειώσουν τον χρόνο που επενδύετε για τις διαδικαστικές λειτουργίες του ξενοδοχείου σας στο ελάχιστο. Ταυτόχρονα, καθώς αυτοματοποιούνται πολλές από τις διαδικασίες, μειώνεται σημαντικά ο παράγοντας ανθρώπινου λάθους, αλλά και τα σφάλματα τιμών/overbookings που είναι αποτέλεσμα διαχείρισης των κρατήσεων από πολλές διαφορετικές πηγές. Οπότε… εσείς ακόμη να κάνετε το επόμενο βήμα;

 

*Sponsored

Η Epsilon Hospitality ανήκει στον όμιλο της Epsilon Net και διαθέτει λύσεις για όλο τον ξενοδοχειακό κλάδο και γενικότερα τον κλάδο της φιλοξενίας. Οι εφαρμογές της Epsilon Hospitality αφορούν όλα τα μεγέθη των ξενοδοχείων και καταλυμάτων. Μικρές ξενοδοχειακές μονάδες, ενοικιαζόμενα δωμάτια, bungalows, camping και οποιαδήποτε άλλη μορφή καταλύματος μπορούν να εισέλθουν στη νέα ψηφιακή εποχή με τις τεχνολογικά ανώτερες εφαρμογές της Epsilon Hospitality. Οι εφαρμογές PYLON Hospitality, hoteliga & Epsilon Smart Philoxenia συνθέτουν ένα ολοκληρωμένο πακέτο εφαρμογών και επιλογών για προσαρμοστεί στις ανάγκες ακόμη και του πιο πολύπλοκου καταλύματος ή μονάδας.

Η hoteliga είναι μία cloud-based πλατφόρμα PMS που δημιουργήθηκε για μικρά καταλύματα, η οποία προσφέρει μία ολοκληρωμένη λύση στον ξενοδόχο συνδυάζοντας PMS, Channel Manager, Μηχανή Κρατήσεων και API. Τα συγκριτικά πλεονεκτήματα της hoteliga από τα υπόλοιπα PMS είναι:

  • Δεν χρειάζεται ενοικίαση επιπλέον εξοπλισμού: Τα περισσότερα PMS χρειάζονται ειδικό εξοπλισμό, τον οποίο συνήθως και ενοικιάζουν και εγκαθιστούν στις εγκαταστάσεις του ξενοδοχείου. Αυτό δεν συμβαίνει με τη hoteliga καθώς είναι cloud-based και η σύνδεση με τον διακοσμητή γίνεται απομακρυσμένα.
  • Δεν έχει επιπλέον κόστος εγκατάστασης και ενημερώσεων: Γνωρίζοντας το περιορισμένο budget των μικρών ξενοδοχείων, η hoteliga λειτουργεί μέσω cloud, το όποιο σημαίνει ότι δεν χρειάζεται εγκατάσταση του server στο ξενοδοχείο, ενώ η επιδιορθώσεις σφαλμάτων και οι αναβαθμίσεις του server γίνονται απομακρυσμένα και χωρίς κόστος.
  • Συνδυάζει PMS, Channel Manager, Μηχανή Κρατήσεων και API σε μία εφαρμογή: Η hoteliga συγκεντρώνει τις λειτουργίες των τεσσάρων πιο σημαντικών προγραμμάτων για μία ξενοδοχειακή μονάδα και της προσφέρει σε μία πλατφόρμα για ευκολότερη διαχείριση και χαμηλότερο κόστος.
  • Φιλικό Περιβάλλον για τον Χρήστη και Πλούσιο σε Υπηρεσίες: Το απλό περιβάλλον της hoteliga το καθιστά ιδανικό και για ανθρώπους που δεν είναι εξοικειωμένοι με τη χρήση υπολογιστών. Ενώ παρέχει μία πλούσια γκάμα υπηρεσιών που καλύπτει και τους πιο απαιτητικούς ξενοδόχους.

Όλες οι εφαρμογές της Epsilon Hospitality συνδέονται με τα λογιστικά γραφεία που χρησιμοποιούν της εφαρμογές της Epsilon Net και παράλληλα διαθέτουν αυτοματοποιημένη αποστολή στη πλατφόρμα myDATA της Α.Α.Δ.Ε.

ΔΙΑΒΑΣΤΕ ΠΕΡΙΣΣΟΤΕΡΑ